Compte-rendu de la réunion particulière de Novembre 2021

Ordre du jour :

• point sur la Convention Inoubliable
  
• projet de méga-game (Game of Thrones)
  
• point local et COVID
  
• Animation de la MDE Pont-de-Bois
  
• Retour sur l'évènement Halloween
  
• Partenariats
  
• Préparation du Noël de la Taverne
  
• Mandat
  
• Point libre
  
• Démission et réélection
  

Membres présents : Bonbaah, Maleah, Alcarin, Lurek, Elsa, Mélodie, Ybu, Le docteur, Ève
Personnes non-membres présentes : Itachi, Cyril (de DALC), Tara (ancienne membre), Clément → ne comptent pas dans les votes car non-membre cette année
Procuration :  Qrow (laissée à Bonbaah)

Vote pour accord de l’ordre du jour :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Vote pour que les personnes non-membres puissent voter :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Les votes de cette réunion prendront donc en compte l’ensemble des personnes présentes à la réunion.

Rappel sur la convention : gros évènement à but ludique, co-organisé jusqu'alors par la Taverne et DALC,  durant 3 à 4 jours en continu (jours et nuit) sur le campus Pont de Bois, comprenant JDR, lan, GN, JDP, invités...

Il a été voté en 2019 qu’il faudrait créer une association convention inoubliable pour faciliter l’organisation de l’évènement, la communication interne et la trésorerie → la passation et l'accompagnement des membres du CA de cette nouvelle association se fera par les actuels organisateurs COIN.

Les statuts de cette future association ont déjà été rédigés.

L’association n’a pas encore été crée à cause de la crise sanitaire, car cela demande d’engager des frais (notamment vis-à-vis de l’assurance) sans savoir quand on pourra organiser la prochain convention inoubliable. Tout en sachant que si cette association est créée cette année, la prochaine commission FSDIE sera en janvier/février, et il y en aura une dernière en mai.

Tout en sachant aussi qu'il n'y a pas besoin obligatoirement d’une association indépendante pour organiser le COIN.

À main levée, qui serait intéressé pour participer une réunion d’information COIN en janvier ? Le Docteur, Bonbaah, Cyril et Clément

Un méga-game est un jeu réunissant plusieurs dizaines de personnes (max 33 personnes), répartis en factions (ici, les maisons de Game Of Thrones), et qui dure plusieurs heures. Dans l’idéal, les personnes seront déguisées sur le thème de GOT (facultatif), et il faudra créer une carte et quelques éléments de décor (qui seront réutilisables). Ce n’est pas un GN car peu de RP.

Projet lancé par Alcarin en 2019, qui aimerait que la Taverne l’organisme (financement, organisation, communication). Potentielle collaboration avec DALC pour cet évènement. Cet évènement serait fait au printemps 2022.

Pour le financement : FSDIE, ou demander aux membres une participation pour financer le méga-game.

Avis de Cyril : va demander son avis aux membres de DALC si ils sont partants. Propose de demander au decronomicron

Proposition de Bonbaah : Alcarin fera un post sur le forum pour expliquer l’ensemble du projet (propagande d’information) et pour repérer les personnes motivées pour participer à l’évènement et/ou pour aider à organiser l’évènement. Possibilité d’emprunter du matériel au local.

Pour plus d'informations, vous pouvez lire ici le post d'Alcarin pour l'organisation du méga-game

→ Départ de Cyril de DALC

On insiste sur le fait que le local doit rester propre et rangé !!!

Rappel règles COVID : https://taverne-oubliee.forumactif.org/t1423-regles-sanitaires-au-sein-de-l-association-special-covid-19

Pas plus de 8 personnes au local à la fois : si il y a trop de monde au local ou si c’est le créneau d’OnigiLille : prendre des jeux dans un sac et faire une taverne itinérante dans les salles disponibles de l’Université.

À partir du 15 janvier, les personnes n’ayant pas fait de 3e dose et entrant dans le délai de 5 à 6 mois après la 2e dose ne pourront pas venir au local ni participer aux évènements organisés par la Taverne. Une reprise des contrôles sanitaires va être mis en place en systématique.


On n'a pas encore reçu de nouvelles de l’appel à local, donc on suit toujours le planning pour le partage avec OnigiLille (qui est affiché sur la porte du local et sur le coin des taverneux). Les horaires pendant lesquels la Taverne est présente au local sont les suivants :

• lundi après-midi
  
• mardi matin
  
• mercredi matin
  
• vendredi toute la journée
  

Nous rappelons qu’il est tout de même possible de passer discrètement et rapidement au local en dehors des horaires de permanence si besoin de prendre un jeu, en respectant les activités d’OnigiLille. Toutefois, OnigiLille nous demande de ne pas passer dans le local le jeudi entre 11h30 et 13h30, car ils seront en activité de tutorat et souhaitent que leur cours ne soit pas perturbé.

Rappel de la réunion précédente : La MDE nous a demandé d’animer des activités un soir par mois pour les étudiants sur inscription. Il faudra chaque mois que des membres se rendent disponibles pour animer l’évènement (un planning sera fournit ultérieurement par Malika). L’évènement est autant prévu pour les étudiants joueurs novices que pour les joueurs experts. La priorité est aux étudiants non-membres de la Taverne (en plus des membres qui seront là pour animer).
Bonbaah a proposé à Malika et Élodie qu’on puisse mettre un jeu à l’honneur chaque mois avec des tournois lors des animations MDE mensuelles avec des récompenses prévues par le FSDIE (demande de budget pour acheter des duplicatas des jeux à l’honneur et des récompenses).
→ Soit le jeudi soir ou le vendredi

Nous n'avons toujours pas reçu de nouvelles concernant une date de mise en place de ce projet de la part de la MDE, on garde cette idée de côté pour quand ils nous en reparleront.

Pour rappel, l'évènement Halloween a eu lieu le mardi 26 octobre 2021 toute la journée dans le hall du Bâtiment B.

Retour de Bonbaah : L’évènement s’est bien passé, pas autant de monde que prévu (seulement 3 nouvelles fiches d’inscription), toutes les cartes de visites sont parties.
On a rencontré un petit cafouillage au début de la journée, car des tables et chaises ont été réservées mais non installées dans le hall du bâtiment B.
Concernant l'animation de décoration de masque, plusieurs personnes ont bien aimé et sont reparties avec leur masque. En revanche, nous avons rencontré un problème en fin de journée, car les derniers masques ayant été peints sont restés sécher sur la table dans le local sans support pour protéger la table en dessous (ce serait donc bien de protéger la table la prochaine fois pour les faire sécher sans salir).
Tous les sachets de bonbons sont partis.

Remarque de Lurek : Ce serait bien de faire la distribution des bonbons dans l'administration plus tôt, car il n'y avait plus énormément de membres présents pour faire la parade des monstres.

Note pour les années suivantes : Ce serait intéressant de faire des décorations plus personnalisées pour les années suivantes (comme ce qu'on peut faire depuis quelques années pour l'évènement de Noël).

Rappel des partenariats et avantages sur présentation de la carte de membre :
→ Rocambole : 10% sur les JDP, 5% sur les dés et JDR
→ Hobbymax (en cours de discussion)

Nous sommes au regret de vous annoncer que LudiBreak a fait faillite (donc nous ne pouvons plus avoir de partenariat avec obviously)

On va voir pour reprendre le premier dimanche du mois les après-midis de jeu au Dernier Bar avant la fin du Monde (DB pour les intimes, TMTC).

Rappel : pour obtenir une carte de membre de la Taverne Oubliée, il faut avoir rempli l’ensemble des conditions d’inscription, c'est-à-dire avoir rempli une feuille d’inscription, avoir payé la cotisation (5€) et avoir fait sa présentation sur forum. Si tel est votre cas, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un des membres du bureau pour obtenir le sésame.

→ arrivée de Split à la réunion

Proposition de Ybu : librairie Combo (à Roubaix) → librairie indépendante spécialisée en BD, jeunesse et jdp, font des soirées jdp tous les vendredis soir

Proposition de faire un stand dans le bâtiment B comme chaque année, organisé et supervisé par Split et Le Docteur (référents Noël)
Des ateliers de décoration manuelle seront organisés pour préparer l’évènement
Le budget alloué pour l’organisation de l’évènement (déco + boissons/bouffe) est de maximum 40€.

Organisation de l’incontournable Père-Noël secret (un post a été fait à ce propos) → géré par Bonbaah
→ Ceux qui veulent participer au PNS : Bonbaah enverra un message privé aux personnes intéressées pour qu’elles sachent à qui elles doivent offrir un cadeau. La remise des cadeaux se fera lors de l’évènement. Le budget maximal pour les cadeaux est de 5€ (car le but est de pas se ruiner   ).

Atelier décos de Noël le 10 décembre

Informations sur l'évènement de Noël le 14 décembre

Proposition de Bonbaah pour mandater Le Docteur pour être délégué des taverneux (pour faire remonter les informations des membres au CA).
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Ludinord :
Nous avons reçu un mail pour l'appel à MJ, un post est fait sur le forum pour ceux qui sont intéressés. On posera la question aux organisateurs de LudiNord pour savoir si ils ont besoin d’aide concernant d’autres pôles


Tournoi JDP :
proposition d’Alcarin d’organiser des tournois de jeux de plateau indépendamment de ceux organisés par la MDE mais sur le même principe → mise à l’honneur d’un jdp de chaque mois (élu par les membres) + tournoi le mois suivant (avec des prix pour les gagnants du tournoi)


QUID de l’achat de nouveaux jeux pour la Taverne ?
Il était plutôt question de rénovation des jeux qu’on possède actuellement
Les membres pourront soumettre leurs idées de nouveaux jeux sur un post qui y est dédié sur le forum.

proposition de Lurek d’acheter The Binding of Isaac dès qu’il sera disponible :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

→ départ de Mélodie (procuration laissée à Lurek)

Zizi de Nain démissionne de son poste de vice-secrétaire pour des raisons personnelles (un posta été fait à ce propos sur le forum).
On ne fait pas de réélection aujourd’hui (car il y a délai de minimum 15 jours avant de pouvoir faire une Assemblée Générale). En attendant la réélection, Split prend le rôle complet de secrétaire.

Bonbaah ayant rempli depuis le début de l’année les missions à la fois inhérentes à son poste de trésorière mais aussi les missions du poste de présidence, Qrow a décidé de poser sa démission (un post sera également fait à ce propos sur le forum) → lors de l’AG (qui aura lieu en janvier) une réélection sera faite pour le poste de présidence, et Bonbaah va demander à avoir ce poste.

Il sera donc possible pour les membres de se présenter aux postes de vice-secrétaire et de présidence. Il y aura également un système d'élection conditionnelle pour le poste de vice-trésorière, dépendant des résultats de l’élection au poste de présidence.

→ Départ de Clément (procuration laissée à Lurek)

Demande de Lehna d’être mandatée en tant que présidente et de garder son rôle de vice-trésorière (comme ce qu’elle fait déjà de façon officieuse depuis le début de l’année) :
pour : unanimité
contre :
sans avis :