Compte-rendu de la réunion du CA du 28 novembre 2013

Compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 28 novembre 2013

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Réunion pilotée par le président Aurélien, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Marc-Antoine et des administrateurs Chloé, Dominique, Lucile, Pierre, Roxanne.

L’administratrice Agathe n’a pu se rendre présente.



Ordre du jour :

- Bilan du CoIn

- Planning du second semestre

- Organisation Interne





I- Bilan du CoIn



1) Factures et défraiements



Afin de clore les divers coûts de la Convention Inoubliable, il reste au CA à boucler les formalités suivantes d’ici à la mi-janvier :



- Retourner la facture du CROUS avec le chèque de payement [Hartanis]

- Retourner la facture du Kino avec le chèque de payement [Hartanis]

- Envoyer le devis signé à l’agence de sécurité [Marco]

- Envoyer les défraiements à : Fabien (auteur invité, 60€) et aux Renards d’Airain [demander une facture et passer par Shin’]

- Remettre le chèque de participation à Rémy Dutilly pour la murder [Junior]

- Rembourser les ingrédients à Marie [facture à retourner par Marco]

- Demander la facture des fournitures à Dés à la Carte [Marco]





2) Compte-rendu de la Convention



En vue du compte-rendu de l’événement à remettre auprès de la commission FSDIE, il est à prévoir courant janvier :



- une réunion de débriefing avec les organisateurs de Dés à la Carte

- une compilation des retours demandés aux auteurs invités ainsi que les commentaires du Livre d’Or

- une compilation des divers chiffres générés par la Convention (nombre de visiteurs, de tables de jeu, etc.)







II- Planning du Second Semestre



Evénements à prévoir pour les mois à venir :



* Janvier :

- vendredi 10 : permanence du mois [Hartanis]

- semaine du 13/01 : prochaine réunion du CA

- semaine du 20/01 : réunion de débriefing avec les organisateurs de Dés à la Carte

- relancer le café Ulysse afin d’organiser une soirée Jeux de Plateau dans le courant du mois.

* Février :

- 05/02 : Carnaval à la fac [Hartanis, Kraël]

- 14/02 : Saint Valentin à la fac [Lu’, Ridd, Ciloë]

* Mars :

- 17/03 : Saint Patrick à la fac [Ook, Marco]

* Avril :

- semaine du 11/04 : Anniversaire de la Taverne !

- Evénement médiéval-fantastique à planifier

* Mai :

- Evénement-Ninja à organiser dans le parc [Junior]



Nota Bene :

- Les référents de communication pour chaque événement sont Lu’ et Junior.

- Un concours de chansons détournées sur le thème du canard de l’espace sera également à organiser dans le courant du semestre. [Ridd]

- Tout taverneux peut se proposer pour co-organiser un événement, toute aide est toujours bienvenue !







III- Organisation interne



1) Logistique



Eléments à mettre en œuvre au second semestre afin d’améliorer la structure interne de l’association :



- STOCKAGE : M. Desquiens, gestionnaire des salles, devra être relancé prochainement afin de réclamer un placard de stockage pour les jeux de la Taverne.

- CARTES : Demander un devis pour nos cartes de membres et les imprimer pour la prochaine permanence du CA [Lu’] ; également, demander un devis pour de nouvelles cartes de visites [Lu’] et répartir celles restantes entre les membres du CA. [Junior]

- AFFICHES : Prévoir une affiche pour les plus gros événements à venir ainsi qu’une affiche permanente pour présenter l’association. [Lu’]

- BANNIERE : Repeindre ou changer la bande de tissu de la bannière pour nos prochains événements.

- TUTORIEL SUR LE C.A. : à mettre dans la section « accueil des nouveaux » pour plus de visibilité. [Marco]

- T-SHIRT : commande à réceptionner courant janvier, distribution à la permanence suivante. [Marco]





2) Conseils aux membres



- FORUM : Tout problème de fonctionnalité ou de connexion et à faire remonter à l’administrateur (Marco) via la gestion de support « Lady Bug » (icône de la coccinelle en haut à gauche du forum)

- SALLE : Aucun suivi des démarches concernant l’obtention d’un local ne sera communiqué, en raison des nombreuses incertitudes liées à ce sujet ; de plus des plaintes d’enseignants ont été rapportées suite au bruit généré par les sessions taverne dans le bâtiment G, à modérer donc.

- DATES : les dates des futurs événements sont annoncées via ce compte-rendu, et seront rappelées avec autant d’avance que possible par les posts qui leurs seront dédiés ; les dates des futures réunions du CA seront également communiquées à l’avance afin de recevoir les doléances des membres en vue de l’élaboration de l’ordre du jour.

- PROBLEMES INTER-MEMBRES : En cas de problèmes, de tensions ou autres entre membres de l’association, ou tout autre problème affectant la vie de l’association, il est vivement conseillé à chacun de contacter un membre du Bureau ou du C.A. en qui vous avez confiance afin d’en discuter [contacter prioritairement le Baron via MP, « car telle est la vocation d’un majordome des enfers ! »]





3) Partenariats



- Mettre à jour nos partenariats auprès de Rocambole et du Bazar du Bizarre avec la liste définitive de nos membres pour cette année. [Lu’, Ridd]

- Etablir un partenariat de même ordre avec l’Antre du Phénix. [Kraël]







Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil ou à intervenir ci-dessous !