Compte-rendu de la réunion particulière de septembre/octobre 2021

Ordre du jour :

• point local et COVID
  
• retour sur les JIVES
  
• retour sur l’intégration des canetons
  
• retour sur les inscriptions / la trésorerie
  
• partenariats
  
• préparation de Halloween
  
• animation de la MDE Pont-de-Bois
  
• tolérance et respect
  
• point libre
  

Membres présents : Bonbaah, Maleah, Split, Bender, Alcarin
Personnes non-membres présentes : Hauker, Itachi → ne comptent pas dans les votes car non-membre cette année


Vote pour accord de l’ordre du jour :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Vote pour que Itachi et Hauker puissent voter :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Les votes de cette réunion prendront donc en compte l’ensemble des personnes présentes à la réunion.

On a toujours le local (en haut à gauche de la MDE). En Novembre, il y aura l’appel à local, donc on verra à ce moment-là si on a toujours ce même local et avec qui on le partagera.



Rappel règles COVID : https://taverne-oubliee.forumactif.org/t1423-regles-sanitaires-au-sein-de-l-association-special-covid-19


On a fait un planning en attendant l’appel à local pour le partage avec OnigiLille (qui est affiché sur la porte du local et sur le coin des taverneux).
Les horaires pendant lesquels la Taverne est présente au local sont les suivants :

• lundi après-midi
  
• mardi matin
  
• mercredi matin
  
• vendredi toute la journée
  

Nous rappelons qu’il est tout de même possible de passer discrètement et rapidement au local en dehors des horaires de permanence si besoin de prendre un jeu, en respectant les activités d’OnigiLille. Toutefois, OnigiLille nous demande de ne pas passer dans le local le jeudi entre 11h30 et 13h30, car ils seront en activité de tutorat et souhaitent que leur cours ne soit pas perturbé.


Si il y a trop de monde au local ou si c’est le créneau d’OnigiLille : prendre des jeux dans un sac et faire une taverne itinérante dans les salles disponibles de l’Université.


On insiste sur le fait que le local doivent rester propre et rangé !!!


Proposition de Lehna que les membres de la Taverne Oubliée puissent manger dans le local occasionnellement (notamment dans le cas où les membres sont seuls sur la pause du midi pour éviter la fermeture du local le temps du repas - en aucun cas les membres ne doivent venir uniquement pour manger au local, ce n’est pas une cantine - on insiste sur le fait que le local doivent rester propre → Si on constate que cela n’est pas respecté on retirera à nouveau le droit de manger dans le local) :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Rappel : c’est la pré-rentrée de l’Université, pendant laquelle les asso viennent se présenter


Ça s’est très bien passé, beaucoup de monde sont passés nous voir (la totalité des fiches- soit 56 fiches d’inscriptions remplies le jour-même).

Nombre d'inscriptions payées le jour-même : 27

On a vendu des gobelets de la Convention Inoubliable à 1€ symbolique : 3


Bender a utilisé sa voiture personnelle pour l’évènement pour aller chercher les jeux, les gobelets et faire les courses.
Proposition de Lehna que les frais kilométriques engagés par Bender pour les évènements de la Taverne (et justifiés bien évidemment) soient remboursés par la Taverne Oubliée :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

On était 15 (9 anciens et 6 nouveaux)

Retour de Hauker : Ça s’est bien passé, on a fait un bowling ce qui était assez inattendu par les membres présents mais très apprécié. Le quizz sur la Taverne est jugé comme utile par les nouveaux membres pour apprendre à utiliser le forum et avoir quelques informations de base pour bien commencer l’année.


Les activités de l’intégration (avec des petites récompenses pour les vainqueurs de chaque activités) :

• Bowling
  
• Murder
  
• Quizz pop-culture
  
• Quizz taverne
  
• Slogans pour Halloween
  

Bémol : le dimanche après-midi pas de métro en ce moment donc ça a pu être un frein pour certains membres

Petite déception du CA car peu de nouveaux membres présents par rapport au nombre de personnes qui avaient dit à la base qu’ils viendraient.

Pour l’instant au niveau des inscriptions 2021/2022 :
Nombre d’inscriptions complètes : 21
Nombre de personnes uniquement inscrites sur le forum : 4
Nombre de personnes ayant uniquement rempli la fiche d’inscription : /
Nombre de personnes ayant rempli une fiche et s’étant inscrit sur le forum (n’ayant pas encore payé leur cotisation) : 1
Nombre de personnes ayant rempli une fiche et payé la cotisation (n’ayant pas encore fait leur présentation sur le forum) : 18

→ Plus d’inscrits que les deux dernières années.
Les affiches créées par Lehna ont été très efficaces, cela à permis de promouvoir efficacement la Taverne et d’attirer de nouveaux membres (environ une 15e d’inscrits supplémentaires par rapport aux JIVÉ).


La trésorerie se porte très bien, nous n’avons pas de déficit : malgré le fait qu’on ait fait des dépenses, on a toujours une plus-value. On a du refaire tous les documents de trésorerie car le suivi est un peu chaotique car répartis sur plusieurs documents et pas forcément complets).

Pas de remboursements à acter car ce sont les trésorières qui ont avancé les frais directement.
Recettes depuis qu’on a eu la caisse en août : 213€ (inscriptions + vente d’écocup aux JIVÉ)
Dépenses depuis qu’on a eu la caisse en août : -109,14€ (courses stand JIVÉ, affichage de la taverne dans la fac, achats intégration, bowling d’intégration, courses pour Halloween)
On a actuellement dans la caisse 334,12€.

Rappel des partenariats et avantages sur présentation de la carte de membre :
→ Rocambole : 10% sur les JDP, 5% sur les dés et JDR
→ Ludibreak : 10% sur les formules
→ Hobbymax (en discussion)


Rappel : pour obtenir une carte de membre de la Taverne Oubliée, il faut avoir rempli l’ensemble des conditions d’inscription, c'est-à-dire avoir rempli une feuille d’inscription, avoir payé la cotisation (5€) et avoir fait sa présentation sur forum. Si tel est votre cas, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un des membres du bureau pour obtenir le sésame.

La MDE nous a demandé d’animer des activités un soir par mois pour les étudiants sur inscription. Il faudra chaque mois que des membres se rendent disponibles pour animer l’évènement (un planning sera fournit ultérieurement par Malika). L’évènement est autant prévu pour les étudiants joueurs novices que pour les joueurs experts. La priorité est aux étudiants non-membres de la Taverne (en plus des membres qui seront là pour animer).

Lehna a proposé à Malika et Élodie qu’on puisse mettre un jeu à l’honneur chaque mois avec des tournois lors des animations MDE mensuelles avec des récompenses prévues par le FSDIE (demande de budget pour acheter des duplicatas des jeux à l’honneur et des récompenses).
→ Soit le jeudi soir ou le vendredi

Est-ce qu’on est d’accord pour ce genre de projet :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Proposition de faire un sondage sur le forum pour décider du premier jeu qu’on proposera à l’honneur :
pour : unanimité
contre :
sans avis :


→ Crémaillère de la MDE en Novembre : demande d’animation à la Taverne avec des jeux de plateaux (voir date quand on aura reçu le mail de Malika)

Mardi prochain dans le bâtiment B toute l’après-midi
Porteurs du projet : Bonbaah, Bender et Hauker

Il y aura notre traditionnel stand avec des JDP, et on pensait reprévoir des petits quizz

Parade des monstres annuelle auprès de l’administration pour distribuer des sacs de bonbons avec des petits mots (les fameux slogans Halloween) au personnel.
→ Préparation de sachets à l’avance (beaucoup de budget à prévoir pour les sachets → demande FSDIE en cours)

→ Il est fortement recommandé de venir déguisé sur le stand !!! Il y aura un concours de déguisement avec plusieurs catégories (déguisement humoristique, déguisement le plus terrifiant, meilleur cosplay)

Post sur le forum fait par Bender pour faire un rappel sur la tolérance et le respect : https://taverne-oubliee.forumactif.org/t1440-tolerance-et-respect


Nous rappelons que les propos handiphobes, LGBTphobes et toute discrimination ou propos visant à nuire autrui ne seront pas tolérés au sein de l’association.


Le post n’est pas anodin, il fait suite à un évènement qui s’est déroulé au mois de septembre : des propos transphobes et LGBTphobes ont été proférés face à un membre. Une discussion a eu lieu à posteriori avec la personne en question. Nous savons que la personne ayant proféré ces propos a déjà été banni d’une association pour les mêmes raisons.
Nous proposons ici que cette personne reçoive un avertissement par les membres du CA, car ses propos sont dégradants, humiliants ou offensants et constituent donc une forme de harcèlement (qui est un délit puni par la loi française rappelons-le). Si ce comportement se réitère, cette personne sera exclue de l’association et ne pourra plus venir au local ou sur les évènements organisés par la Taverne Oubliée.

Vote pour que ce membre reçoive un avertissement :
pour : unanimité
contre :
sans avis :

Nous rappelons également que les membres du CA se tiennent à la disposition de l’ensemble des membres par mail ou message privé si ils rencontrent des problématiques discriminatoire, de harcèlement, de violences sexistes ou sexuelles.

RAS, tranquille, posé.