Réunion COIN
Pôle communication
• Affiche : deadline pour rendre le visuel : fin juillet.
Impression des affiches dès fin août.
On pourrait faire deux distributions, une début septembre, une en octobre.
De plus, le croquis est fait. Il représente un canard pirate. L'idée a été posée de faire deux visuels, car le canard pirate est davantage tourné vers les enfants. Pourquoi pas l'idée d'une matrice, pour les pirates informatique ? L'idée est à voir. Ce serait sympa pour faire la comm' sur le web.
Cette idée de matrice nous a fait suggérer de mettre un code caché, qui nous donne le droit à X truc quand on arrive au COIN. Un concours de dessin a aussi été évoqué. Le demander sur l'affiche, et afficher les dessins à la convention. Avec pourquoi pas un lot à la clé ?
Le croquis du canard pirate peut servir de coloriage pour les enfants… Hihi.
Il est prévu cinq affiches A0 : plan des salles, programme, affiche Halloween et deux affiches COIN. Pourquoi pas également faire des petits plans portatifs.
Il ne faut pas oublier également la communication via les journaux, à faire en octobre.
• Ecocup : deadline fin juillet également.
On s'est questionné sur la pluralité des designs. On en est arrivé à se dire qu'un visuel spécial pirate, et un visuel « générique » seraient intéressant. Il faut cependant prévoir un certain nombre d'écocup, si la côté collection est à prendre en compte. Le générique permet l'utilisation dans les années qui suivent des gobelets.
Il a été convenu que l'on n'affichait pas la date sur les gobelets.
De plus, le visuel du badge sera inspiré de celui de l'écocup à thème. Et les badges seront distribués dès le début de la convention.
• Site : deadline fin août, avec une maquette avancée fin juillet.
Il est nécessaire d'avoir une collaboration entre la Taverne et Dès à la carte, car les deux ont commencé un site. Il faut pouvoir mettre ça en commun, quitte à ce que l'un travaille sur le visuel, l'autre sur les codes. Il faut un site ergonomie, pratique, et esthétique. Que les informations soient visibles rapidement.
Pôle jeux vidéo
La question est de savoir si on prend Ordi Rétro ou So Pixel. Après discussion, nous allons nous diriger vers un autre organisme : Salty Arena. Ils proposent des consoles rétro, concentrées sur les jeux de combat. Cela peut permettre le jeu de groupe. Baron se charge de les contacter.
S'il manque certaines consoles/jeux, certains bénévoles prêteront leurs consoles pour l'occasion.
La question du DDR a été soulevée. C'est Tristan qui s'en charge, mais s'il peut faire équipe avec d'autres, pourquoi pas. Il pourrait être intéressant de proposer différents thèmes musicaux au fil de la journée, mais également d'autres jeux accessibles avec les tapis de DDR.
Pôle décoration
L'idée est pièces à thème semble bien partie pour être mise en œuvre. Le bar typé piraterie est à envisager, et si on sait faire, pourquoi pas une tête de proue au niveau de l'accueil.
Il faudrait penser à faire apparaître les noms des salles en plus gros.
Pôle nourriture
La question de la mousse au chocolat est arrivée sur la table. Il faudrait trouver une alternative pour les desserts. Pourquoi ne pas proposer d'autres desserts ? Proposer une formule sans dessert ? Voir à acheter des yaourts et des fruits ? Il faudrait voir avec Lino et Lino ce qu'il est possible de voir. (Abission Dargonis s'en charge.)
Il a été posé la question de si Lino et Lino vient en foodtruck, est-ce possible ? A l'unanimité, il a été jugé que cela n'était pas pratique du tout, et l'idée a été rejetée.
Cette année, il semblerait que nous prendrons des bouteilles au lieu de canettes, afin de remplir les écocups. Il faut penser aux bouteilles avec bouchons robinet pour l'eau, si c'est possible !
Pôle invité
Si les gens ont des contacts avec des auteurs, il serait bon de relayer de façon écrite l'information. Car elle se perd à l'oral, et on ne sait plus qui fait quoi, et qui est invité.
On s'est posé la question de savoir quel « type » d'invité nous intéresse : jeux de rôle, de plateau, livres fantastiques, séries audio, etc. Il serait bon de faire une liste de tous les gens qui, potentiellement, pourraient être contactés. Suivant la liste, on pourra mettre « en avant » ceux qui touchent davantage nos centres d'intérêt (jdp/jdr) et d'abord voir les dispo de ces gens-là avant de contacter des personnes plus éloignées de nos intérêts primaires (livres, séries audio).
La question de savoir si le dernier bar avant la fin du monde et le bubble tea peuvent participer est encore à discuter.
Il faut contacter la librairie des 4 chemins, qui, apparemment, a très envie de nous donner des lots et de participer. Avec cela, une réflexion sur un coin détente est arrivée. Il serait chouette de mettre une salle détente, avec livres à disposition, où les gens pourraient venir se reposer avec leur café/cookie. Ainsi, on pourrait aussi contacter le BD fug café (je sais pas l'écrire), et manga no yume. (Abission ?)
Pour le moment, nous avons deux auteurs sûrs de venir : celui de Krystal, et celui de Nothingness. Les invitations sont en cours, pour les invités de l'année dernière.
Pôle animations
Plusieurs animations prévues, il faudra faire un programme précis avec des horaires, afin que plusieurs animations ne se chevauchent pas.
Un concours de cosplay va être mis en place. On se questionne sur le thème : pirate ou libre ? Ou les deux ? C'est Gaezee qui se charge de ça, elle a les contacts et la technique d'organisation.
Un atelier de contes pour enfants sera mis en place également. Il faut contacter Emysther, ainsi que Luniak pour prévoir les contes. Il faut également penser à des bénévoles ayant le bafa et/ou brevet de secourisme pour rassurer les parents (Ciloë, faire une liste de ces bénévoles).
Les renards d'airain reviennent cette année avec un tournoi de trollball !
Un jeu de piste est prévu, qui offrirait une boisson gratuite à ceux qui jouent. Des PNJ feront peut-être leur apparition dans la chasse, ou peut-être en dehors de la course.
Les chants de pirate sont acceptés : il faudrait trouver des chants qui restent en tête et qui sont faciles à apprendre sur le tas. Des volontaires pour trouver ?
Le stand maquillage sera de nouveau en place, suite à son succès de l'année passée.
Il faudrait également prévoir tous les tournois qui pourront avoir lieu (warhammer, smash bros, jeux vidéo, etc.) pour établir le planning.
Enfin, du pastafarisme serait peut-être au rendez-vous (Théno, Baron ?).
Et on a été contacté par un organisateur de la Zombi Walk, qui aurait envie de nous envoyer ses zombis à la fin de leur soirée animée. Pourquoi pas !
Il y aura également des conférences sur le jeu de rôle (comment tuer ses joueurs ? Lol, un truc comme ça.) faites par des invités (Odieux Connard, par exemple).
Et évidemment, le KinoCiné sera encore de la partie, mais nous saurons les films présentés plus tard.
Le duel d'insulte n'a pas été retenu.
Il faudra, par la suite, repenser la place suivant les salles disponibles.
Pour conclure, cela avance bien. L'important serait de relayer les infos, vraiment. On vous invite tous à aller sur le Trello et exprimer les avancées/idées. Si vous n'êtes pas inscrits, envoyez-nous par MP/mail votre adresse mail, qu'on vous ajoute au Trello. Il y a aussi également une liste de diffusion par mail, qui regroupe toutes les avancées. N'hésitez pas à joindre et parler dessus.
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