Réunion d'organisation
Présents : Baron, Mello, Harta (Taverne), Adrien, Rémi, Tristan, Camille, Lucien (DALC)
Pôle Communication
Affiches :
Nous avons 200 affiches au format A3, une affiche A2 ainsi que 1000 flyers imprimés pour la première vague de communication.
L'affiche A2 sera pour afficher au Festival Di Antre du jeu. Les flyers à distribuer près des universités. Pour les affiches, nous avons pensé à différents lieux : Rocambole, Bazar du Bizarre, Dernier Bar, Estaminet des Trolls et Petits Lutins, BubbleBar, Manga NoYume, Obimax, le Musical, BDCafé, La librairie des 4 Chemins, la librairie Meurat, tout ce qui est librairies et bibliothèques, ludothèques, le FEU, la cité des sciences, LAM, Ferme d'en Haut, les salons de thés, le vieux Lille. Evidemment, les Universités Lille 1 et Lille 3, ainsi que les résidences étudiantes. Voir aussi avec nos assos partenaires (Antre du Jeu, Etoile du Jeu).
Pour cette première vague d'affichage, chacun placarde là où il passe. Nous n'avons pas besoin d'une organisation au poil pour ça. Cependant, lors de la seconde vague, il serait intéressant de placarder partout, avec un emploi du temps plus précis. Pour cela, il faudra voir avec le responsable du pôle comm' externe, à savoir Kraël, aidé de Hartanis. Cette deuxième impression sera faite fin septembre, début octobre, afin de commencer l'affichage deux semaines avant l'événement. (Deadline impression : 10 octobre.) DàlC se charge des impressions.
Note pour l'année prochaine : essayer de penser à un partenariat avec Villeneuve d'Ascq pour essayer d'avoir des affichages sur les panneaux publicitaires. Baron va commencer le contact avec les personnes du service associatif de Villeneuve. (Voir le référent culturel et/ou Mme Lempereur.)
Internet :
Le site est en ligne depuis maintenant une semaine. Vous le trouverez à l'adresse conventioninoubliable.com. Pour ajouter n'importe quelle info (utile!) il suffit de contacter Camille. Elle se chargera de les ajouter dans les plus brefs délais. Le contenu a été ajouté par Baron et Camille il y a peu, les textes ont été corrigés, et mis à jour.
Il y a eu un changement de site. Avant, nous avions .fr, désormais, .com. Cependant, au vu du tarif (4euros par an), les démarches vont être effectuées pour récupérer le .fr et que les deux noms mènent au même site. (Camille)
La gestion du site se fait via une adresse mail de la convention, créée exprès pour ça. Dessus, les intéressés trouveront tout ce qu'il faut pour les transmissions des infos d'année en année, la gestion du site, et surtout cette adresse permet d'avoir un contact professionnel pour les années futures avec nos partenaires. (Via une adresse du type contact@conventioninoubliable.com, et une redirection vers les boîtes mail des deux assos.)
Réseaux Sociaux :
Le twitter va être reboosté. Voir avec Konwhald s'il veut s'en charger puisqu'il nous a fait part de sa motivation pour gérer un twitter.
Pour facebook, il faut changer la bannière de la page. (Baron)
Presse :
Il est nécessaire de rédiger un communiqué de presse. (Tristan + Sophie) Tristan et Hartanis doivent nous fournir une liste des journaux, radios à contacter. Nous pouvons déjà citer Grand Lille TV, La Voix du Nord, 20 Minutes, Radio Campus, l'Illico, etc.
Il faut également diffuser notre événement sur les forums et sites geek. Pour cela, nous reprenons les contacts de l'année dernière. Camille et le pôle communication web s'en charge, début octobre. (Mello doit envoyer la liste de l'année dernière + contact avec Roxanne ou Junior, qui ont fait ça les années passées.) Des volontaires supplémentaires ?
Il sera important de rédiger et envoyer les lettres d'invitations officielles (à la mairie, au crous, aux universités, Martine Muller, Madame Lydie Rusinek et le responsable Culture-Action, plus la liste de l'année dernière). (Mello)
Pôle Partenaires
Voici un récapitulatif des personnes contactés, partenaires et invités.
Sans Détour et LudikBazar fournissent des lots.
Yann Lefevre (Ecuries d'Augias) ne sera pas présent cette année.
Il faut recontacter les Ecuries pour savoir si quelqu'un d'autre peut venir, Les XII Singes, Matagot, 7ème cercle, Black Book Editions, Ankama, Asmodée, 2D sans faces, Ludopathes, Game Fu, Editions Icare, Editions Oliz, Gigamic. (Tristan et Abission)
De plus, Tristan verra avec Rocambole ou d'autres magasins lillois s'ils veulent bien nous offrir des lots.
Parmi les auteurs, nous avons :
Léandre Bernier, pour le GROG (an passé, 32 euros de défraiement + hébergement)
Nicolas Henri, pour l'Archéon (70 euros de transport, pas d'hébergement)
Quentin Forestier, pour Vivere (à demander si hébergement + transport : Abission)
Jérome Barthas, pour Krystal (entre 100 et 200 euros de transport + hébergement)
Yan Bourget, pour Metal Adventure (à confirmer)
Renaud Lottiaux, pour Mass Effect Nouvelle Ère (frais d'essence depuis Rennes, 90 euros environ, pas d'hébergement).
On n'a pour l'instant que du JDR. Il faut aussi contacter 1-2 auteurs de différents médias (romans, livres, séries audios) : le Maraudeur (Harta), l'Odieux Connard (Baron), Malkyr (Mello), Audiodramax/Red Universe (en atelier ou en conférence, Tristan).
Opale Rolite proposait de contacter des gens, notamment l'auteur de Terra Incognita. On dit OK. (Baron doit les recontacter.)
Parmi nos amis associatifs :
Opale Roliste vient avec nous, pour vous proposer du jeu de rôle en après-midi.
Etoile du Jeu (à reconfirmer)
Les Halflings (à contacter, Mello)
Les Renards D'Airin (OK, à revoir quand même pour des précisions, Mello).
Akedo + Salty Arena, pour les jeux vidéos et bornes d'arcade (Rémi)
Emysther + Luniak, pour des contes (Mello)
Enfin, pour loger tout ce beau monde, Baron se charge de voir avec le CROUS et la résidence REFLEX de Lille 1 les possibilités d'hébergement.
Disposition des salles
Cette année, grande nouveauté ! Nous avons le bâtiment D en plus du C et du G ! Super, de grandes possibilités s'ouvrent à nous. Nous avons 7 salles disponibles dans le bât D ainsi que le hall, 6 dans le C, le patio et l'amphi, 9 dans le G.
Cependant, nous avons également la salle C19, normalement, pour les jeux de plateau. Cependant, un badge est requis pour l'ouvrir, et une estrade ainsi que des chaises et tables ont été vissées au sol. Hartanis ou Mello doivent essayer de contacter l'administration de Lille 3 pour en savoir plus.
A partir de cela, nous avons répartit les invités et activités dans les salles disponibles.
BÂTIMENT C :
BÂTIMENT D :
Divers
Roxanne et Sophie se chargent du visuel des écocup et des badges. Il serait intéressant, finalement, de n'avoir qu'un seul visuel pirate pour les gobelets, ils seront de toute façon réutilisables l'année suivante s'il en reste. Les gens sont friands de collections. Une commande de 800 gobelets est à prévoir.
La mise en place d'une salle détente a été évoquée, afin d'accueillir non seulement les conteurs pour leurs ateliers de contes, mais également les invités et associations qui nous proposent des ateliers conférentiels.
Pour les jeux de plateaux, il faut éviter les doublons, car après c'est difficile de trier les deux boîtes. Ainsi, la Taverne Oubliée ne prendra pas les jeux que Dés à la Carte possède déjà. C'est pourquoi, même si cela est très gentil de votre part, il est recommandé de ne pas ramener ses jeux personnels.
Deux achats de jeux sont à prévoir, une commande pour DalC, une commande pour la Taverne. Ainsi, si vous avez des propositions de jeux, n'hésitez pas à contacter les associations pour faire vos propositions (pour la Taverne, postez dans le sujet « jeu de plateau » du sous-forum du COIN 2015, vos avis seront pris en compte).
A propos de la sécurité, il faut penser à confirmer le devis. (Baron)
Des murders seront faites, une part Alex (DàlC (Adrien) contacte), une par Luniak (Mello ou Hartanis contacte).
Pour les jeux de rôle, l'appel à MJ se fera à la mi octobre. Nous aurons sûrement 16 salles de disponibles, dont une réservée à chaque invité, une pourquoi pas à l'Antre du Jeu, et le reste sera pour les MJ Taverne + extérieur. Ainsi, il est conseillé de ne réserver qu'une soirée de Mjtage, pour laisser la place au maximum de personnes qui souhaitent participer.
Un appel à bénévoles sera lancé début octobre par Ciloë. Nous avons besoin de 20 personnes qui tournent sur les stands. Donc beaucoup de bénévoles seront sollicités. Il vous sera évidemment possible de préciser les stands que vous voulez.
Effectifs :
Accueil : 1 personne + Pencho.
Restauration : 4 personnes maximum (suivant l'heure).
Animation des jeux de plateaux : 5 personnes.
Spaceship : 1 personne.
Jeux vidéos/DDR : 2 personnes.
Maquillage : 1 1 personne.
Jeux géants : 1 personne.
Artémys : 2 personnes (2 salles).
Tournois de jeux : 1 personne.
Salle détente : 1 personne.
+ pour la soirée Halloween :
Accueil : 2 personnes.
Animation des jeux : 5 personnes.
Vous voyez ici des noms inconnus… Eh oui, voici différents choses ajoutées au COIN.
Le Spaceship et l'Artémys sont des jeux sur ordinateur interactif, qui mettent en situation 4 à 5 personnes qui doivent… Soit courir partout, soit faire des épreuves, bref, faire des trucs cool, parce que ces jeux sont chouettes.
Les jeux géants sont des jeux de DàlC, qui sont des copies de certains jdp mais en version plus grande ! Un strike avec des gros dés, par exemple… !
Les tournois de jeux vont être organisés durant tout ce week-end. Ceux qui souhaitent en organiser sont priés de contacter le pôle jeu de plateau, ou les personnes présentes lors de cette réunion, afin de mettre en place un horaire pour organiser un tournoi. Choisissez votre jeu, animez votre tournoi !
Left 4 Dead
L'acquisition de l'espace culture va permettre à l'événement de se faire ! La formule sera différente de celle de l'année dernière. Le tournage d'un court-métrage sera réalisé durant le jeu. Pour plus d'informations, contactez Rémi. Il faut également des figurants, si vous êtes intéressés, dites-le !
Des informations supplémentaires seront publiés sur le forum de la Taverne – la copie du message de Rémi – afin de lancer un appel à bénévoles pour cet événement.
Liste des jeux
Accueil
Trombinoscope
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