Compte-rendu de l'AGE du 26 janvier 2017

Compte rendu de l'Assemblée Générale Extraordinaire

Membres présents : 32
Sympathisants: 7

La réunion a débuté avec un tour de table afin que chacun puisse prendre connaissance de son statut de membre, régler les cotisations non encore payées ou remplir sa feuille d’inscription partiellement remplies, un émargement a été demandé à toutes les personnes présentes. Au total, 39 personnes étaient présentes lors de cette réunion, parmi lesquelles 32 membres inscrits dont 5 personnes du conseil d’administration, et 7 sympathisants.

Rappel ; un membre inscrit est un individu qui a payé sa cotisation de 5 euros pour l’année en cours, a rempli sa fiche d’inscription manuelle et a fait sa présentation sur le forum de l’association.

Ordre du jour :
1. Vote préalable pour autoriser la participation des personnes non membres.
2. Bilan moral et financier.
3. Questions et débats sur l’association ; rôle du CA et des membres en son sein.
4. Divers.

Cet ordre du jour a été validé par la majorité des membres présents.

1. Vote préalable pour autoriser la participation des personnes non membres.

Suite à un débat préalable, certaines personnes se demandaient pourquoi seuls les membres pouvaient apporter leurs avis et leurs idées pour l’amélioration de l’association, et nous avons donc commencer par discuter de cela, et nous demander si on autorisait les sympathisants à prendre la parole.

Question ; autorise-t-on les personnes non membres à participer aux débats ?
Pour : 19 voix
Contre: 5 voix
Blanc : 6 voix

Ainsi, les sympathisants obtiennent le droit de parole. Cependant, ils n’ont pas le droit de vote.

2. Bilan moral et financier.

2.1 Bilan moral

L’association compte 51 membres inscrits, 54 qui n’ont pas complété totalement leur inscription, ainsi que 40 membres qui n’ont pas payé leur cotisation.
Cependant, avec les inscriptions « de dernière minute », nous pouvons dire que l’association a une soixantaine de membres inscrits.

Le forum de l’association, son organe de communication principal, compte 88 inscriptions en plus par rapport à la dernière assemblée générale (mai-juin), ainsi que 1700 nouveaux messages. Le forum est toujours actif, mais les parties de jeu de rôle pas toujours inscrites dessus, ce qui cache au public notre réelle activité.

Nous avons mis en place un dossier de demande de local auprès de l’université. Même si celui-ci n’a toujours pas abouti, nous continuons à faire des démarches… Et nous espérons également pouvoir avoir un local, ou une salle lors de l’apparition de la MDE au-dessus du CROUS (2018).

Nos événements ne déroulent toujours relativement bien malgré quelques soucis par-ci par-là. Cependant, le public et les membres semblent dans l’ensemble satisfaits. Il ne faut cependant pas négliger l’organisation en amont des événements.
Rappel de quelques événements passés : Jivé, Halloween, Noël, Student Week, Murder Party, etc.
Nous avons déjà beaucoup de projets prévus pour la suite, tels quel l’initiation de collégiens au jeu de rôles, l’événement Harry Potter, le printemps des associations, le Charivari, LudiNord, etc.
De plus, nos partenariats se portent bien. Nous organisons toujours des sessions jeux au Dernier Bar tous les 3e dimanches du mois. Le partenariat avec la bibliothèque est présent, et s’accentuera de par notre investissement lors du printemps des associations. Et le partenariat avec Warhammer (la boutique) se déroule très bien ; quelques sessions de jeu sont déjà prévues pour les mois à venir.

Nous essayons également cette année de se rapprocher des autres associations de Lille 3, afin de privilégier la vie de campus. Pour cela, des réunions sont mises en place par le BVE tous les lundis midi, pour fixer nos projets communs.

2.2 Bilan financier

Roxanne, la trésorière, ne pouvant être présente, seul un bilan rapide a été présenté.
Cette année, le compte en banque a environ 1000€ grâce aux cotisations (735€) et autres dons et précédentes cotisations. Nous avons dépensé 210€ pour l’assurance, les frais bancaires et les achats de quelques jeux de début d’année.

3. Questions et débats sur l’association ; rôle du CA et des membres en son sein.

La question a ensuite été posée aux membres de savoir ce qui fait un membre du conseil d’administration (CA), quel est son rôle, ce qui le distingue d’un membre qui n’en fait pas partie et comment il est vu par les membres.

Tout d’abord, le rôle du CA est de représenter les membres, d’organiser des événements et prendre des décisions quant à ceux que la taverne fera, ainsi que de transmettre à tous les valeurs de l’association, telles que le respect, le partage, et la passion du jeu. De plus, le CA a un rôle particulier par rapport aux personnes extérieures puisqu’il est le lien entre les partenaires et les membres. Un membre du CA est également un membre de l’association ; il a donc les mêmes droits et devoirs que les membres.

Suite à cette clarification, un échange s’est fait sur l’utilisation ou non, à bon escient ou non, des moyens de communication mis à disposition. En effet, divers médiums sont accessibles (facebook, forum, mails, boîte rolistepascontent) et semblent peu utilisés (par les membres et par le CA). Il a ainsi été souligné un manque de communication interne et externe des membres du conseil d’administration. Néanmoins, n’oublions pas que les membres ont à chercher les informations eux-même, et que le CA doit les rendre disponibles et se rendre disponible pour les utiliser.

Les membres souhaitent s’impliquer mais n’en ont pas les moyens. Les dispositifs mis en place (exemple : la participation d’un invité lors des réunions de CA) ne satisfont pas totalement l’envie de s’investir. Les membres veulent agir eux-même, sans avoir à passer par un membre du CA pour pouvoir faire quelque chose.
Chacun est libre d’organiser un événement s’il le souhaite. Cependant, l’habitude est que ce sont toujours les personnes du CA qui s’en chargent, alors cela peut être un frein pour les membres.

Il a également été souligné que les membres du CA étaient trop peu présents dans la vie associative, et qu’il manquait leur présence, et leur figure d’autorité lors des sessions quotidiennes de la Taverne. Néanmoins, rappelons que tout le monde est à même de rapporter des jeux, ou de souligner le besoin de silence, ou de propreté des salles. Pas besoin de faire partie d’un conseil d’administration pour cela.

Suite à ces remarques sur le déroulement actuel des choses, plusieurs idées ont été soumises.
D’abord, pourquoi ne pas faire des réunions préalables à celle du CA, où les membres pourraient donner leur avis sur ce qu’ils veulent faire, pour qu’ensuite leurs idées soient rapportées en CA ?
Ensuite, il semblerait qu’il y ait trop d’administrateurs, puisque la différence entre membre et membre du CA réside seulement du fait que l’on décision, et l’autre non. Pourquoi ne pas diminuer le nombre de places au conseil ?
Enfin, la question principale a été de savoir s’il était envisageable de laisser les membres gérer l’association, c’est-à-dire avoir une réunion où participe qui veut, guidée par les personnes du bureau (président, trésorier, secrétaire). Est-il possible de supprimer le conseil d’administration, pour laisser aux membres les moyens d’agir directement ?

Cette idée a amené de longues discussions. Cependant, après que chacun a donné son avis, un vote a été soumis, pour savoir si l’idée serait retenue.

Question ; doit-on ouvrir les réunions du conseil d’administration à tous les membres, pour que chacun participe activement aux prises de décisions ?
Pour : 19 voix.
Contre : 3 voix.
Blanc : 3 voix.

Ainsi, la décision a été prise par la majorité des personnes présentes lors de cette assemblée générale extraordinaire. Nous gardons actuellement la structure du CA comme elle est, à savoir avec ses 9 administrateurs, mais les réunions sont ouvertes à tous les membres.

Par la suite, et suivant comment évolue cette nouvelle démarche, il serait acceptable de ne réduire le conseil d’administration qu’à son strict minimum (son bureau de trois personnes) qui n’aurait qu’une fonction administrative, ou décisionnelle dans les choses rapides à faire. Cependant, les décisions seront prises à la majorité des membres présents lors des réunions ouvertes.