Tatayoyo
Membre de la Taverne
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Date d'inscription : 29/08/2015
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 |  Sujet: Compte-rendu de l'Assemblée Particulière du 24-08-2017 Dim 27 Aoû - 19:58 | |
| Compte-rendu de l'Assemblée Particulière du 24-08-2017 Lieu: Dans le Parc de l'Université Lille III Membres présents: Alcarin, Mylnethys, Bender, Gown, Le Baron Noir, Crowa, Baka, Monsieur Steak & Tatayoyo. - Ordre du Jour:
-Montant cotisation
-Forum (modifications faites)
-Pré-rentrée (Le passage dans les amphi toussa)
-JIVE
-Mix'Cité
-Parrain-Caneton (confirmer la décision qui sera prise avant)
-Réunion de rentrée
-Organigramme d'event de l'année (ou au moins les mois qui arrivent)
-Comment on gère les jeux l'année qui arrive
-Suppression du Relais et on garde que la page officielle
-Roll-up pour mieux signaler la Taverne quotidienne
-DiAntre du Jeu
-Murder 4 octobre Harry Potter
Mode de scrutin utilisé pour les votes effectués ce jour: => Majorité absolue
Membres initialement présents: Alcarin, Mylnethys, Bender, Gown & Tatayoyo
I°) Montant de la cotisation- Montant de la cotisation:
La question ici était tout simplement de savoir si le montant de la cotisation annuelle requise pour devenir membre officiel de la Taverne devait baisser, augmenter ou rester le même (Soit 5€) ?
Vote: Doit-on changer le montant de la cotisation annuelle ?
Nombre de votants: 5
Pour: 0
Contre: 5
Décision prise: Le montant de la cotisation annuelle ne changera pas et sera donc toujours de 5€ !
Arrivée du Baron Noir à l'assemblée. Nombre de votants désormais présents: 6.
II°) Validation des modifications faites sur le forum- Modifications faites sur le forum:
Comme vous le savez, le forum a été ré-actualisé par nos nouveaux administrateurs, la question était donc de valider ici ou non ces changements. Si vous voulez avoir un aperçu des changements, vous pouvez en voir un résumé ici: http://www.taverne-oubliee.com/t1033-compte-rendu-des-administrateursVote: Valide-t-on les modifications ayant été faites sur le forum?Nombre de votants: 6 Pour: 6 Contre: 0 Décision prise: Les validations effectuées sur le forum ont été validées !La question du trombinoscope a ensuite été soulevée par les membres présents. En effet, de par la résolution beaucoup trop élevée des photos présentes dans le trombinoscope, celui-ci se révèle extrêmement difficile à charger pour une majorité de machines. Vote: Faut-il garder, ou non, le trombinoscope ?Nombre de votants: 6 Garder le trombinoscope: 3 Enlever le trombinoscope: 2 Sans-avis: 1 Décision prise: Le trombinoscope sera donc gardé ! Néanmoins les problèmes liés à celui-ci ont été transmis aux administrateurs et une solution sera envisagée.
Arrivée de Crowa, Baka & Monsieur Steak à l'assemblée. Nombre de votants désormais présents: 9.
III°) Organisation de la pré-rentrée (passage dans les amphis)- Pré-rentrée:
Deux questions étaient soumises ici: que devait-on faire pour le passage dans les amphis et qui serait responsable de son organisation ?
Vote: Que doit-on faire pour le passage dans les amphis cette année ?
Nombre de votants: 9
Faire une intervention basée sur le même modèle que les dernières années: 9
Faire quelque chose de sensiblement différent: 0
Décision prise: Le passage dans les amphis prendra une forme similaire à ce qui a été fait les années précédents !
Alcarin s'est alors proposé pour s'occuper de l'organisation du passage dans les amphis.
Vote: Les membres présents valident-ils la candidature d'Alcarin pour s'occuper de ça ?
Nombre de votants: 9
Oui: 9
Non: 0
Décision prise: Alcarin s'occupera donc de l'organisation du passage dans les amphis lors de la pré-rentrée !
IV°) Organisation des JIVE- Organisation des JIVE:
Pour rappel, les JIVES se dérouleront du 4 au 21 septembre sur le campus de Lille III. Le lieu précis où se tiendra le stand de la Taverne reste encore à définir néanmoins.
Au niveau de ce qui est prévu à l'heure actuelle:
- JDP non-stop tous les jours
- Session GN le 12 Septembre
- Organisation de sessions d'initiation au JDR le Mercredi 13 et le Vendredi 15.
- Mise en place de session Wargame ? (Si possible et si présence d'organisateurs.)
Vote: Garde-t-on ce programme là pour les JIVE ?
Nombre de votants: 9
On garde ainsi: 9
On change ce qui est prévu: 0
Décision prise: Les JIVES s'articuleront donc principalement autour de ces activités !
Alcarin, Bender, Baka & Tatayoyo se sont proposés pour gérer l'organisation et s'assurer du bon déroulement des JIVE.
Vote: Les membres présents valident-ils ce quatuor de folie ?
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Alcarin, Bender, Baka & Tatayoyo s'occuperont donc de l'organisation et du bon déroulement des JIVE !
V°) Mix'cité- Mix'cité:
Pour rappel, Mix'cité aura lieu le 14 septembre sur le campus de Lille I. Il est question de savoir ici non seulement si la Taverne y apparaîtra aux côtés de DALC sur un stand et qui sera notre représentant sur place (en plus d'autres bénévoles éventuels !)
Vote: La Taverne participera-t-elle à Mix'cité et partagera-t-elle un stand avec DALC ?
Nombre de votants: 9
Oui: 9
Non: 0
Décision prise: La Taverne tiendra un stand aux côtés de DALC à Mix'cité !
Mylnethys s'est proposé de représenter la Taverne sur place et de s'occuper de l'organisation du stand sur place.
Vote: Les membres présents valident-ils la gestion du stand Mix'cité par Mylnethys ?
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Mylnethys sera, tel une statue Moai sur l'île de Pâques, notre figure de proue à Mix'cité !
VI°) Organisation du système Parrain-Caneton- Parrain-caneton:
Pour rappel, nous avons mis en place l'année dernière un système de parrain-caneton visant à aider les nouveaux à s'intégrer non seulement à la vie de l'association mais surtout à la vie étudiante en règle générale. Néanmoins, suite à un bilan de fin d'année mitigé, il semblerait que le système mis en place ait échoué. Il était donc question ici si nous allions retenter l'expérience cette année ou non ?
Vote: Doit-on ré-organiser un système de parrainage au sein de l'association ?
Nombre de votants: 9
Pour: 4
Contre: 5
Décision prise: Il n'y a aura donc pas de système de parrainage mis en place cette année ! Une journée d'intégration sera néanmoins organisée pour le remplacer ! (Voir la partie suivante pour ça !)
VII°) Organisation de la réunion de rentrée- Réunion de rentrée:
Comme pour les années précédentes, il est prévu d'organiser une réunion de rentrée avec un maximum de monde présent pour présenter le fonctionnement de la Taverne aux nouveaux, il était donc question ici d'en décider de la date dans un premier temps.
Comme celle-ci se déroulait généralement en "fin d'année" (aux alentours de fin Octobre - Novembre) les années précédentes, nous avons proposé cette année d'avancer la date de celle-ci à fin septembre afin non seulement de présenter l'association aux nouveaux fraîchement admis mais également éventuellement de souder au plus tôt les éventuels liens créés pendant les JIVE !
Vote: Doit-on avancer la date de la réunion de rentrée à fin-septembre ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: La réunion de rentrée aura donc lieue fin septembre ! (Une date plus précise sera communiquée prochainement !)
Etant donné que nous avons abandonné la mise en place d'un système de parrainage pour aider à l'intégration des nouveaux, nous avons proposé de faire de la réunion de pré-rentrée une forme de "journée d'intégration", un véritable événement où le but serait que tout le monde s'amuse dans la joie et la bonne humeur, anciens comme nouveaux ! Cet événement fonctionnerait sur un système où des binômes "Ancien-nouveau" participeraient aux différentes activités proposées !
Vote: Allons-nous transformer la réunion de rentrée en un véritable événement/ journée d'intégration de rentrée ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: La réunion de rentrée prendra donc également la forme d'un événement d'intégration des nouveaux à l'association ! Des détails vous seront communiqués prochainement (ainsi éventuellement d'un brainstorming ouvert pour qu'on puisse récupérer un maximum d'idées !)
Alcarin & Gown se sont proposés pour gérer l'organisation de l'événement de rentrée.
Vote: Valide-t-on ce duo de folie ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Alcarin & Gown s'occuperont de gérer l'organisation de l'événement de rentrée !
VIII°) Organigramme d'évents pour l'année et budget accordé- Organigramme d'évents pour l'année:
Nous nous sommes ici posés la question si, étant donné que nous aurons un CA par mois, il fallait prévoir un organigramme général d'évent pour l'année ou si on gérerait ça CA par CA. En d'autres termes si on décidé de prévoir les différents events de l'année ou si c'est une question régulière qui reviendra au fil des CA.
Vote: Allons nous créer un organigramme d'évents pour l'année à venir ?
Nombre de votants: 9
Pour: 0
Contre: 9
Décision prise: Les différents évents que la Taverne organisera ne seront décidés que lors de futurs CA.
Il a également été question de savoir si nous allions également décider d'un budget étalon pour les différents évents à venir ou non. Le but ici est de proposer une valeur de base pour le budget accordés aux différents évents qui pourra, si nécessaire, être renégociée par la suite. C'est simplement pour donner une idée de ce que la Taverne serait prête à investir dans chaque évent.
Vote: Doit-on mettre en place une valeur étalon au budget qui sera accordé aux futurs évents ?
Nombre de votants: 9
Pour: 6
Contre: 2
Sans avis: 1
Décision prise: Un budget étalon va être mis en place pour les futurs évents !
La valeur initiale proposée pour ce budget étalon était donc de 20€. (En se basant sur les budgets des années précédentes.)
Vote: Doit-on garder cette valeur étalon de 20€ pour le budget accordé à chaque évent ?
Nombre de votants: 9
Pour: 5
Contre: 0
Sans avis: 4
Décision prise: Le budget étalon que la Taverne sera prête à investir dans chaque évent sera de 20€ !
NOTE: Cette somme sera néanmoins renégociable avec les organisateurs des évènements si ces derniers justifient les éventuelles dépenses supplémentaires qu'ils auraient eu à faire pour organiser l'évent. Il est néanmoins nécessaire que les futurs organisateurs d'évent gardent en tête que seulement 20€ seront remboursés (après justifications des dépenses évidemment) à la base et qu'ils devront organiser leur évent en conséquence !
IX°) Organisation de la Murder Harry Potter du 4 Octobre- Murder:
L'organisation précise de celle-ci sera discutée plus tard néanmoins il était question ici de savoir si, suite à une suggestion du Baron, cette murder serait rattachée ou non à la semaine du fantastique organisée par la BU de Lille III. Cette murder se ferait donc en partenariat avec la BU !
Vote: Doit-on rattacher la murder Harry Potter à la semaine du fantastique organisée par la BU ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: La murder sera donc rattachée à la semaine du fantastique organisée par la BU.
Schoukii (via téléphone) s'est proposée pour gérer l'organisation de cette murder.
Vote: Valide-t-on la gestion de cette murder par Schoukii ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Schoukii s'occupera de l'organisation de cette murder.
X°) Gestion des jeux de la Taverne- Gestion des jeux de la Taverne:
Il était simplement ici question de savoir si on allait garder le même système que l'année dernière vis à vis de la gestion des jeux, c'est à dire que ceux-ci seront stockés en un lieu définis à l'avance (Cendres s'est proposé pour les garder chez lui), et que des sacs de jeux circuleront au sein de la Taverne que les membres se relaieront. Bien entendu, les porteurs des sacs ainsi que le responsable du lieu seront responsables des différents jeux contenus ainsi que de leur acheminement à la Taverne.
Vote: Doit-on garder ce système pour gérer les jeux de la Taverne?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Nous garderons donc le même système que l'année dernière pour gérer les jeux de la Taverne !.
XI°) Le Relais (La Page Facebook)- Le Relais:
Il était question ici de décider de l'avenir de la page Facebook "Le Relais" étant donné, aujourd'hui, sa faible utilité à l'heure actuelle. Pour rappel, cette page était utilisée pour communiquer les annonces officielles de la Taverne aux membres. (Elle était donc non ouverte au public.) Toutefois, nous nous sommes rendus compte que tout le monde utilisait la page officielle de la Taverne Oubliée plutôt que le relais pour communiquer sur ce genre de choses.
Vote: Doit-on donc supprimer le Relais ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Le Relais sera donc supprimé prochainement !
XII°) Second Roll-up pour la Taverne- Second Roll-Up pour la Taverne:
Il était question ici de savoir s'il était utile, ou non, d'acheter un deuxième Roll-up pour la Taverne car il est déjà arrivé que deux évènements Tavernes aient lieux en même temps mais qu'un seul Roll-up soit disponible pour afficher les couleurs de la Taverne. (Typiquement lors des JIVE et de Mix'cité !)
Néanmoins, nous avons décidé de reporter toute décision concernant celui-ci à lorsque que nous saurons si nous disposons d'un local ou non (aussi bien pour le stocker que le disposer éventuellement en face du local.)
XIII°) DiAntre du Jeu- DiAntre du Jeu:
Il était question ici de décider quelle serait la position officielle de la Taverne vis à vis de DiAntre du Jeu. Pour rappel, ces derniers ont organisés une convention en même temps que la Convention Inoubliable et ils ont tentés de passer outre les voies de communications officielles pour recruter des bénévoles au sein de la Taverne pour l'un de leurs événements.
Nous avons proposé la réaction suivante: Suppression pure et simple du post de DiAntre du Jeu sur le forum avec avertissement. S'ils tentent une nouvelle fois d'outrepasser les voies de communications officielles, les communications seront purement et simplement coupées entre les deux associations.
Vote: Doit-on donc aborder cette réaction vis à vis de DiAntre du Jeu?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Le post de DiAntre du jeu sera supprimé prochainement et l'avertissement communiqué !
Les prochains sujets abordés sont en dehors de l'ordre du jour proposé initialement.
XIV°) Proposition de Bender, partenariat éventuel avec les hôpitaux- Proposition de Bender:
Bender a proposé la mise en place éventuelle d'un partenariat avec différents hôpitaux pour faire du jeu de rôle auprès d'enfants malades. Rien n'est encore décidé ni organisé officiellement, néanmoins Bender devait avoir le chapeautage de notre association pour pouvoir entamer sérieusement les discussions avec les éventuels responsables des hôpitaux. Des détails supplémentaires seront communiqués ultérieurement !
Vote: La Taverne doit-elle apporter son soutien à ce projet ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: La Taverne apportera son soutien à Bender dans la mise en place de ce projet et s'engagera à y participer si celui-ci se concrétise !
XV°) Proposition d'Alcarin, participation de la Taverne à l'alpha de Mégalithe- Proposition d'Alcarin:
Mégalithe est un projet de site communautaire visant, de la même manière qu'un Facebook, à mettre en lien les rôlistes, joueurs et professionnels de France pour aider à l'organisation et à la mise en place de parties de jeu de Rôle. Le site n'est pas encore disponible mais une alpha gratuite sera proposée prochainement et il est question de savoir si la Taverne s'engage à participer à cet Alpha avec ses membres et à en faire des retours !
Vote: La Taverne va-t-elle participer à l'alpha de Mégalithe?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: La Taverne participera à l'Alpha ouverte de Mégalithe !
XVI°) Proposition de Gown, création d'un site du même style que Mégalithe exclusif à la Taverne par l'IUT de Lille.- Proposition de Gown:
De la même manière que pour Mégalithe, Gown propose de proposer aux élèves de l'IUT, dans le cadre de la réalisation d'un projet pour leur cursus, de réaliser un site pour la Taverne du même style que Mégalithe. Son objectif serait donc de faciliter la mise en relation des MJS et des joueurs au sein de la Taverne et donc de faciliter l'organisation des parties de JDR.
Vote: La Taverne approuve-t-elle cette proposition ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: La Taverne accepte de transmettre cette demande aux élèves de l'IUT pour réaliser un tel site pour la Taverne !
Gown s'est proposé de gérer aussi bien la communication que le suivi de la création du site.
Vote: La Taverne approuve-t-elle la gestion de ce projet par Gown ?
Nombre de votants: 9
Pour: 9
Contre: 0
Décision prise: Gown s'occupera donc de ce projet !
Et voilà ! C'est tout ! A vous les studios. Comment ça c'était long ?! | |
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