Compte rendu de la réunion du CA du 26 juin 2012

Compte rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 26 juin 2012




Réunion pilotée, après élection, par le président Aurélien, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Marc-Antoine et des administrateurs Adrien, Armand, Chloé, Dominique, Lucile et Pierre.



Ordre du jour :


- Election du Bureau

- Organisation de la pré-rentrée

- Autres événements à prévoir




I- Election du Bureau



En vertu de la troisième section, article 8, deuxième alinéa du règlement, la première mesure de ce nouveau conseil d’administration fut d’élire, pour un mandat d’un an, les membres du Bureau. Les candidats furent départagés par un scrutin uninominal à la majorité absolue à un tour ; en raison du nombre peu élevé de candidats, la méthode Condorcet ne fut pas mise en application.

Candidats à la présidence : Aurélien Caffart, Dominique Lestienne

Candidat au secrétariat : Thomas Jonas

Candidat à la trésorerie : Marc-Antoine Luzak

Voix obtenues au dépouillement :

Présidence : 2 candidats, 8 participants et un vote nul

- Aurélien Caffart : 6 voix

- Dominique Lestienne : 2 voix

Secrétariat : 1 candidat, 8 participants et un vote nul

- Thomas Jonas : 8 voix

Trésorerie : 1 candidat, 8 participants et un vote nul

- Marc-Antoine Luczak : 7 voix

- Chloé Penet : 1 voix



Sont donc élus au Bureau de la Taverne Oubliée : Aurélien Caffart (président), Thomas Jonas (secrétaire) et Marc-Antoine Luzak (trésorier).

Chacun des membres nouvellement élus a désigné, en vertu de la troisième section, article 6, deuxième alinéa du règlement, un suppléant apte à prendre en charge ses fonctions si nécessaire :

- Suppléant à la présidence : Dominique Lestienne

- Suppléante au secrétariat : Chloé Penet

- Suppléant à la trésorerie : Adrien Leblond




II- Organisation de la pré-rentrée de septembre 2012



Afin de prévoir l’organisation de la prochaine pré-rentrée, qui se déroulera les 5, 6 et 7 septembre, le Conseil d’Administration a établi un certain nombre de mesures à débattre et mettre en place :

- Contacter la vice-présidente de la vie étudiante pour solliciter sa participation [Thomas]

- Lancer l’organisation commune via le nouveau forum [Aurélien]

- Mettre en place des animations axées sur la participation des visiteurs

- Réfléchir dans cette optique à la mise en place du « ninja »

- Prévoir de nouveaux visuels d’affiches, comportant la nouvelle adresse du forum ainsi que l’adresse mail de l’association [Lucile et Frédéric]

- Prévoir des cartes de visites en remplacement de nos coûteux flyers [Dominique]




III- Prochains événements


1) Forum des associations de Villeneuve d’Ascq (9 septembre)

L’association disposera d’un stand, qu’il faudra monter le samedi 8 septembre, dans la section loisirs du forum des associations, au Palacium de Villeneuve d’Ascq. Différentes modalités sont d’ores et déjà à prévoir :

- Trois ou quatre affiches présentant les différentes activités de l’association (jeu de rôle, jeu de plateau, animations…) seraient bienvenues pour égayer notre stand. [Lucile]

- Dans ce cadre, un appel à photographies pourrait être lancé sur le forum, afin de les transmettre à Lucile d’une part, et à Marc-Antoine d’autre part, en prévision de la galerie du site.

- Il s’agira essentiellement de présenter différents type de jeux et d’inviter le public à participer (jeux de plateau et mini-murder)




2) Autres événements à prévoir


- Renouveler notre candidature au concours « Graine d’étudiants » courant septembre (éventuellement contacter l’organisation pour plus de précisions).

- Prendre contact dès la rentrée avec l’association Les conteurs de légendes, à l’instigation de l’un de leurs membres.

- De même, renouveler nos contacts dès la rentrée avec La Taverne de l’imaginaire et dés à la carte.

- Prévoir la prochaine réunion du Conseil d’Administration, durant laquelle le planning de l’année à venir devra être organisé.

- Prendre rendez-vous avec la vie associative de Villeneuve d’Ascq pour définir la date de notre über-convention (à discuter également lors de la prochaine réunion du Conseil)





Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil ou à intervenir ci-dessous.