Compte rendu de la réunion du CA du 20 septembre 2012

Compte rendu de la réunion du Conseil d’Administration du 20 septembre 2012



Réunion pilotée par le président Aurélien, en présence du secrétaire Thomas, du trésorier Marc-Antoine, et des administrateurs Adrien, Armand, Chloé, Dominique, Lucile et Pierre.



Ordre du jour :

- Bilan de la rentrée et projets à l’échelle interne de l’association

- Projets de l’association à l’échelle de l’université

- Projets de l’association à l’échelle de la commune

- Planning prévisionnel des activités de l’année





I- Bilan et projets internes de l’association





1) Evolution du forum :



- La section « Parties » est désormais reliée automatiquement à l’agenda, évitant ainsi que lesdites parties soient créés directement via l’agenda et leur donnant plus de visibilité.

- Un trombinoscope et une galerie photo des activités seront prochainement hébergés sur le forum.

=> A cet effet, il sera demandé à chacun d’envoyer leurs plus belles photos au trésorier !

- La page d’accueil du site affichera désormais un édito mensuel du Tavernier, indiquant un rapide bilan du mois écoulé ainsi que les plus proches activités à venir.

- Il a également été proposé d’afficher l’historique des événements de la semaine sur la page d’accueil du site, afin d’en accroître la visibilité auprès des visiteurs curieux.

- Dès que possible, le profil des membres affichera leurs disponibilités hebdomadaires.

- De même, il est prévu que la réception d’un MP ou d’un message sur un topic suivi envoie automatiquement une notification par mail ; il sera en outre proposé aux membres la possibilité de choisir d’être prévenu de leur invitation à un événement (public ou privé) par mail ou par MP.

- Le design du forum (typographie, logo, icônes…) sera refondu avec la participation de Lucile en tant que webdesigner.

=> A cet effet, une réunion interne est à prévoir par l’administrateur.



2) Bilan de la rentrée :



- Le nouveau Bureau ainsi que le nouveau Conseil d’Administration ont été déclaré à la préfecture ainsi qu’à l’administration de l’université par le président et le secrétaire.

- Un grand nombre de nouveaux membres sont arrivés cette année, et ont fait l’objet d’un très bon accueil de la part de tout le monde ; une dynamique d’accueil et d’intégration très positive s’est mise en place, et l’ensemble du Conseil d’Administration tient à en remercier chacun des membres de l’association.

- Dès la rentrée, les différentes tables de jeu ont connu une bonne relance, nous souhaitons donc que les MJ maintiennent cette belle dynamique.

- Il est en outre demandé à tous de faire usage de toutes les potentialités du forum afin de rendre les tables et parties aussi visibles que possible, et encourager la participation de nos nouveaux membres.





II- Projets de l’association à l’échelle universitaire



1) Contacts et partenariats avec les autres associations :



- Cette année l’association prévoit de maintenir et affermir ses liens avec l’association AEH, qui nous a par ailleurs invité à son Assemblée Générale ce 02 octobre 2012 [présentiel assuré par Aurélien, Dominique et Thomas].

- La cafétéria Ulysse nous a également gracieusement invitée à leur rendre visite, ce que nous ne manquerons pas de faire afin d’entamer de nouveaux contacts avec eux.

- De même nous prévoyons de renforcer nos liens avec l’association Angellier par l’organisation d’événements communs.

- Nous nous proposons en outre de prendre contact avec les étudiants de l'UE de musique irlandaise, rattachée à l’UFR de musicologie [Dominique].

- L’association UEH, association de l’UFR d’Histoire, souhaite organiser un tournoi de GN en partenariat avec notre association, et grâce à une demande de subvention conjointe ; les modalités seront définies courant octobre [Armand, Pierre].

=> Nos deux organisateurs ont à charge de prendre contact avec l’association AEH ainsi qu’avec le VPE afin de définir les modalités d’organisation et de subvention dès que possible.

=> NB : possibilité de passer par le site mongn.com (en partenariat avec Rocambole) pour se fournir en armes homologuées.



2) Animation de l’université :



- Dans un immense élan de bonté, l’association se propose de visiter « les oubliés de Lille 3 », à savoir les filières de notre université expatriées à Roubaix et Tourcoing, potentiellement dans le cadre de certains événements de notre planning.

- Comme de coutume, nous renouvelons naturellement notre participation au forum des associations qui se tiendra le 14 novembre.





III- Projets de l’association à l’échelle mondiale de la commune de Villeneuve d’Ascq




1) Renforcer nos partenariats extérieurs :



- Toujours dans l’optique d’accroître notre puissance nos possibilités, nous souhaitons également renouveler cette année nos contacts avec les associations de jeu de rôle de l’université de Lille 1, à savoir Dés à la carte (voir sur leur forum pour leurs événements à venir) et la Taverne de l’imaginaire.

- De même avec l’association des Simulateurs, association villeneuvoise de jeux de société et organisateur de dimanches ludiques (voir sur leur site : http://www.simulateurs.org ou adresse mail déposée aux archives du secrétaire).

- Suite à une aimable proposition reçue lors du forum des associations de Villeneuve d’Ascq, l’association s’est engagée à contacter le centre social Cocteau afin d’organiser des événements ludiques chez eux à destination de leurs ouailles.



2) Projets extérieurs :



- Le 02 novembre 2012, l’association organisera une animation ludique à la commune d’Ennevelin sur sa proposition, à destination des plus jeunes.

=> A prévoir : une ou deux affiches pour annoncer la murder du Baron Noir [Lucile].

- Afin de planifier notre ÜBER-méga-Convention-de-la-mort-qui-tue, nous nous devrons de contacter courant octobre M. Sébastien Costeur, Conseiller municipal délégué à la vie étudiante de Villeneuve d’Ascq, afin de prendre les premières dispositions d’organisation [Aurélien].

=> NB : La date prévisionnelle de notre convention est pour l’instant fixée pour la Toussaint 2013.







IV- Planning de l’année 2012/2013



Octobre :
- 18 octobre : Halloween à la fac, voir le topic dédié à son organisation [Armand].

=> Nous nous efforcerons cette année de proposer des activités plus participatives, et de rendre notre concours d’histoires plus visibles.



Novembre :
- Vendredi 09 novembre, à partir de 17h : Réunion d’ouverture de la Taverne Oubliée [organisée par le CA].

=> Correspond à la date butoir des membres pour remplir leurs formalités (cotisation, présentation, formulaire), lesquels formeront la liste définitive transmise à nos partenaires commerciaux.

=> Seront également invités les officiels de l’université (présidente et vice-présidente), afin de relancer notre demande de local.

- 09 novembre au soir : prochaine réunion du Conseil d’Administration (sous réserve).

- 14 novembre : forum des associations de l’université.



Décembre :
- 19 décembre : Noël à la fac [Chloé]

=> Proposition de terminer cet événement en le délocalisant à l’UFR des LEA, basé à Roubaix.

=> Répertoire musical à étoffer cette année [Adrien, Chloé].

- 21 décembre [Dominique, Thomas] : https://www.youtube.com/watch?v=QrWJ3WdWqXg



Février :
- 05 février : le Carnaval de la Taverne [Aurélien, Pierre]

- 14 février : la Saint-Valentin à la fac

=> Prendre contact avec l’association Angellier pour renouveler notre partenariat de l’an dernier [Aurélien]



Mars :
- 13 mars : fête de Saint Patrick à la fac [Adrien]





Si vous avez d’autres suggestions ou des remarques à faire, n’hésitez pas à vous adresser directement aux membres du Conseil ou à intervenir ci-dessous !