[COIN2014]Compte-rendu réunion du 10/02/14

Compte-Rendu Réunion de lancement du COIN 2

Membres présents : Hartanis, Junior, Baron, Marco, Kraël, Ridd, Ciloë, Michiko, Luniak, Lilith, Mello, Abaddon, Atacama, JB, Beloutre, Valerhous.



Ordres du Jour :

Retour sur le COIN 1

Répartition des tâches du COIN 2

Définir le thème du COIN 2

Autres

Retour sur le COIN 1, ou les points à améliorer :

Mettre plus en avant les feuilles de numéros de téléphones dans les salles.

Diversifier les boissons : prévoir de l'eau (Bouteille ? Fontaine?), éventuellement du chocolat chaud en plus du thé et café, et plus de coca que de minute maid.

Rendre plus visible l'atelier GN, en rappelant aux animateurs de venir chercher leur public dans les locaux, en indiquant plus aux visiteurs le lieu extérieur, et pourquoi pas en faisant de petites animations-pub pour leur atelier.

Réaliser un plan schématique du COIN à donner à l'entrée aux visiteurs, afin qu'ils puissent s'orienter et prendre directement conscience de toutes les possibilités d'activités qui leur sont offertes.

Réfléchir à l'accès au(x) gymnase(s) pour le GN (ou dans une salle?) et pour le lieu de dodo/douches.

Répartir les lans dans deux salles distinctes.

Discuter des possibilités électriques – si possible plus étendues – avec les techniciens.

Si l'électricité doit toujours être surveillée, prévoir un point spécifique pour la recharge des portables, une multiprise particulière pour tous.

Si l'électricité le permet, apporter un four, et éventuellement des plaques électriques pour faire des crêpes (comme les croques-monsieurs, cela risque de bien marcher).

Continuer à proposer à la vente des produits faits maison, car cela marche très bien.

Réfléchir à une ou des solutions de chauffage supplémentaires, notamment pour l'endroit dodo (Chauffage d'appoint ? Couvertures?).

Ne pas oublier de faire de affiches dans notre plan de communication.

Rendre les tracts-flyers plus lisibles, notamment en les utilisant le recto et le verso.

Se renseigner sur les autorisations de tractation dans les lieux publics et les voies piétonnes.

Privilégier le jaune au blanc pour le marquage au sol à la bombe-craie avec des pochoirs, tout en faisant attention à la surveillance des forces de l'ordre et en doublant le marquage au sol de pancartes (à cause des feuilles mortes et des passant distraits).

Réfléchir à la proposition d'offrir leur nourriture aux Mjs.

Munir les organisateurs principaux de talkie-walkie pour faciliter la communication.

Réfléchir au design d'un t-shirt pour les organisateurs/bénévoles qui les rendraient très facilement reconnaissables, encore plus que le t-shirt taverneux associé au badge COIN.

Réfléchir à la question des goodies à vendre, comme des badges canards, des t-shirts, car cela nous a souvent été réclamé. Ils pourraient également être placés dans les lots de la loterie.

Revoir l'animation de la loterie pour la rendre plus vivante. Prévoir quelque chose pour afficher les numéros appelés.

Mettre certaines parties de JdR l'après-midi, car cela nous a été réclamé plusieurs fois.

Répartition des tâches pour le COIN 2 :

Certaines tâches ne pourront pas être déléguées, et seront donc réservées aux organisateurs principaux (Hartanis, Junior, Baron, Marco), comme les dossiers de subventions (FSDIE, CROUS...), les autorisations, les relations avec la faculté, Dés à la Carte et Lino&Lino...



D'autres tâches sont confiés aux volontaires présents : (référents en gras, ceux qui n'en font pas spécialement plus que les autres, mais qui coordonnent et centralisent toutes les infos, et qui font des comptes-rendus réguliers)

Invitation d'auteurs, recherche de partenaires (animateurs de jeux, de tables...) dont il faut obtenir les accords et devis (pour le défraiement) avant le 30 avril (idée de contacter Cultura, derrière V2) : Marco, Junior. Proposer à Sire, Gulps, Shampoing..

Recherche des sponsors (priorité aux sponsors en rapport avec le Jeu) nous donnant des sous ou des lots, à trouver si possible avant le 30 avril (Contacter l'Hubhouse de Lille 3, passer par Rocambole pour contacter les éditeurs. Idées à contacter : Lipton, Big ben, Activision, Ankama, Le Fresnois...) : Luniak, Michiko, Beloutre...

Diffusion Web (en dehors du site qui est géré par Marco) à commencer dès que les accords avec la fac sont signés, en intégrant dès que possible le visuel. Contacter également la presse, les sites d'éditeurs... : Ridd, Abaddon...

Diffusion Irl (pose des affiches, distribution des tracts, contact avec la presse écrite, avec les autres conventions pour demander un droit de distribution...) : Kraël, Mello, Luiak, Atacama...

Graphisme, visuel des tracts, affiches, badges... À finir pour juin, pour que nous puissions imprimer début septembre : Ridd, Lu'.

Mobilisation des bénévoles, planification du Jour J – c'est à dire répartition des rôles et coordination du matériel utile à ne pas oublier (scotch, balais, sacs poubelles, etc...) : Ciloë, Atacama, JB, Kraël...

Arrangement du lieu ; décors, ambiance et signalétique : Luttii, Lilith, Mello, JB, Ciloë.

Imagination des animations durant le COIN – prévoir les évènements ponctuels d'animation drôles, de challenge ou tout ce qui sortira des ateliers fixes prévus, en respectant le thème et la consigne du tout-public : Mello, Abaddon, Lilith, Luniak, Kraël...

Choix du Thème du COIN 2 :

Propositions :

Parade des Monstres

Sous l'océan (les dés de la mer...)

Disharmonie / Cacophonie / Coincoinphonie

Quand ça fait un couac

Lever de rideau

Bas les masques !

Après un vote en deux étapes, le thème élu est donc : La Parade des Monstres.



Autres :

Le COIN 2 sera entre le 29 octobre et le 2 novembre 2014 – la réflexion de la répartition des activités est en cour de réflexion, car il faut intégrer la soirée L4D à Lille 1 et éventuellement le ciné-concert Cthulhu au Kino (obligatoirement le 30 oct).



Une prochaine réunion sera prévue pour parler plus précisément du contenu du COIN 2.



Tous les référents devant faire des comptes-rendus réguliers sur le forum dans la section adéquate et devant surtout passer par le trésorier pour toute question d'argent, voici de nouveau l'adresse mail de l'association : association.lataverneoubliee@gmail.com.