Réunion de Rentrée (12 nov) - Compte Rendu

Compte- rendu de la Réunion de Rentrée de la Taverne Oubliée

le mardi 12 novembre 2013



(les numéros vont de 1 à 9, et pas de 1 à 1, mais cela bug)

Présents :

CA : Hartanis, Baron, Abission, Junior, Riddchan, Kraël, Lu' et Ciloë.

Membres : Mr Tabac, JB, Beloutre, Luttii, Pancake, Abaddon, Shyness, Luniak, Tililio, Didi, Valhala, Bloody Crevette, Grenadelle, Chess, Mello, Maky lila, Theno, Atacama, Tabulation, Yorutan, Azire, Michiko, Demon, Hywyn, Cazi, Sire, Femme mystère, Homme masqué, Maxence.

Total : 37 présents.



Mot d'accueil du Président, et remerciements pour le COIN.

Point sur le COIN :
Du vendredi au dimanche, nous avons pu dénombrer 352 participants. Si l'on compte les participants de la soirée horreur du jeudi, nous dépassons largement les 400 participants. Nous avons donc rencontré le succès escompté, d'autant que nous avons accueilli un certain nombre de familles avec enfants, ce qui était un de nos objectifs (ouvrir cette convention à tous).



Notre budget était de 6200€ ; nous avons dépensé 6700€, avons vendu 1800€ de nourriture, ce qui nous fait un bonus de 1300€ (qui seront réinvestis dans le prochain COIN, d'autant que l'année prochaine, nous aurons moins de subventions).



Suggestions, remarques diverses :

Chauffer la salle où l'on dort (chauffer tout court tout le bâtiment?)

Problème de l'électricité et des prises non accessibles.

Prévoir des habits de serveuses, de soubrettes.

Ouvrir plus d'entrées dans la fac, car le portail n'est pas pratique tout le temps : cela ne sera pas possible, étant donné que cela dépend de la sécurité, et qu'engager plus de personnel est au delà de nos moyens. De plus, la faculté ne nous donnerait pas la permission.

Une solution pour réchauffer les plats plus facilement serait un mini-four.

Penser à vendre des sandwichs.

Mettre à disposition un distributeur d'eau.



Les photos officielles de la convention seront mises ce week-end sur le site et sur la page facebook. Si certains veulent récupérer l'ensemble des photos, il leur faut contacter quelqu'un les possédant (Marco, Ciloë, Valhala...?) et voir avec eux.



Bilan financier de l'association :

En fin d'année dernière, il y avait 560€ dans la caisse (cotisations + revenus des soirées organisées pour différents Comités d'Entreprise). Cette année, il y a 67 membres officiels, et nous avons 890€ dans la caisse. Notre seule source de dépense est l'assurance (qui coûte 110€) et parfois quelques jeux (ceux qui ne sont pas financés par Lille3).



Cartes de membres :

Elles ne sont pas encore prêtes, car nous souhaitons qu'elles soient élégantes et pour cela nous avions besoin du droit à l'image de certains membres pour utiliser des photos. Lu' se charge de les faire dès qu'elle le peut. Ces cartes seront distribuées lors des permanences du CA (tous les 1ers vendredi du mois) durant, très certainement, des séances de JdP.

Ces cartes vous permettent notamment d'obtenir des réductions à Rocambole (dont il faut d'ailleurs mettre à jour la liste) et au Bazar du Bizarre (s'ils sont de bonne humeur).



Fonctionnement interne de l'association :

Est membre officiel toute personne ayant rempli les trois conditions suivantes : présentation du le forum, remplissage de la fiche d'inscription et paiement de la cotisation (5€ par an). Être membre vous permet de voter lors de l'Assemblée Générale annuelle, de vous présenter aux élections du Conseil d'Administration et de bénéficier des différentes activités proposées par l'association.



Nous ne possédons toujours pas de local. Nous nous réunissons dans les salles libres de l'université (certaines salles sont privilégiées : les aéroports, les salles du bâtiment G...) ; la façon la plus certaines de nous trouver étant de consulter l'onglet « Où nous trouver » présent sur le site, mis à jour régulièrement (détenteurs de Smartphones, vous pouvez, vous aussi, le mettre à jour!). Certains membres sont également des piliers de taverne et s'y trouvent très souvent, il est donc possible de récupérer leur numéro et de les contacter en cas de besoin.

Un endroit de stockage pour nos jeux nous sera peut être un jour prêté, à défaut de local.



Le forum est donc l'élément clef et officiel de la communication interne de l'association. L'image du chat est le lien vers le chat (il faut se réinscrire, en mettant les même identifiants et mot de passe que sur le forum) qui possède une section sérieuse et une section décontractée. L'image de la coccinelle (nommée Lady Bug) est là pour vous permettre de signaler des bugs à l'administrateur. Les comptes-rendus des CA sont postés sur le forum : il est important de les lire pour être au courant des dernière informations !

Une explication plus détaillée du forum a été faite par Abission, mais si vous ne comprenez pas quelque chose, n'hésitez pas à vous servir du tutoriel présent sur le forum.



Remarques sur le forum :

Sans être connecté, on n'a pas accès à beaucoup de chose, mais on voit les adresses mails de tous les membres, peut-on changer cela ? (Abission va y remédier)

Est-il possible, dans la section « messages non lus », d'avoir une traçabilité de ces messages ? C'est à dire savoir quel chemin prendre dans le forum pour les retrouver... ?

Pour toute modification de pseudo, contacter l'administrateur.

Il serait intéressant de mettre dans l'onglet « où nous trouver » une liste des salles disponibles suivant les heures de la semaine...

Peut-on créer un topic jeux en ligne sous les JdR ?



Activités externes de l'association :

Planning des animations prévues :

13 novembre : forum des associations de Lille3 dès 10h (jeux, GN...)

13 décembre : Une entreprise nous demande d'organiser une soirée enquête (qui a tué le père noël?) pour 90 personnes, mettant à notre disposition 3 étages d'un bâtiment. Sont volontaires pour aider : Luniak, JB, Atacama, Michiko...

semaine du 18 décembre : Noël de la Taverne

5 février : Carnaval de la Taverne

14 février : St Valentin de la Taverne (avec Lgtb, angellier?)

17 mars : St Patrick de la Taverne

Toutes ces animations sont gérées par des membres du CA. Néanmoins, ils ont toujours besoin de volontaires pour les aider le jour même ou sur des préparations ; ils reviendront vous chercher en temps voulu, mais si vous êtes par avance motivé et disponible pour une animation, n'hésitez pas à le faire savoir. De plus, si vous avez une autre idée d'animation, n'hésitez pas à le dire au CA.



Seront organisés égalements : une ronde de cadeaux entre nous pour noël, un concours de chansons parodiques (thème du canard de l'espace), une animation Ninja (au printemps), peut être des soirées avec d'autres associations, une aide pour l'évènement d'Ordi Retro à Epitech...

T-shirt :

Un nouveau topic est ouvert sur le forum pour prendre la commande des nouveaux T-shirts d'association. Plus il y a de commande, moins les t-shirt sont chers. Il faut que vous donniez : la taille que vous souhaitez et le nom/pseudo que vous souhaitez voir apparaître dessus. Attention ! Les pseudos seront recopiés tels quels, fautes comprises, alors ne vous trompez pas !



Une discussion s'est ouverte sur le design des t-shirt, la proposition étant de faire un design différent par année. Il a été convenu que le t-shirt étant la marque de reconnaissance des membres, il serait étrange d'avoir des t-shirt différents, d'autant que l'année d'arrivée ne doit pas permettre une hiérarchisation des membres. Nous regrettons la petitesse des inscriptions du devant, mais ce sont les normes des créateurs de t-shirt.



Des t-shirt seront sûrement crées pour les bénévoles du prochain COIN.



Tour de présentation :

Tout d'abord une présentation du Conseil d'Administration : Hartanis (président), Junior (vice-président), Abission (trésorier), Riddchan (trésorière adjointe), Baron Noir (secrétaire), Ciloë (secrétaire adjointe), Lu' (chargée de communication), Kraël et Pencho. Les membres du CA sont à votre disposition et à votre écoute pour toute suggestion, tout problème ou autre facétie. Le rôle du CA est de gérer le côté administratif et organisationnel de l'association. Les membres du CA sont élus durant l'Assemblée Générale de fin d'année : peuvent être candidats tous les membres officiels.



Chaque membre s'est ensuite présenté, ce qui a permis de restituer chaque pseudo à sa tête.



Canard de l'espace :

Afin d'officialiser concrètement la fin de cette réunion de rentrée, le président a lancé un Canard de l'espace pour tous les nouveaux inscrits – et pour tous les anciens motivés. La réunion s'est terminée dans la bonne humeur des coin-coin.