Compte-rendu de l'Assemblée Générale Exceptionnelle du 30-08-2017

– Bilan Moral
- Bilan Financier
- Règlement
- Divers

Valide-t-on cet ordre du jour ?

Nombre de votants : 6

Oui: 6
Non: 0

Décision prise: L'ordre du jour est validé!

Celui-ci a été effectué par Alcarin.

Sans surprise, l'été étant passé par là, peu de changements majeurs sont à notifier en ce début d'année.
- Le nombre de membres est, à ce jour (du 30-08) est resté strictement le même.
- La seule activité notifiable a été le pique-nique de fin d'année qui s'est, à priori, plutôt bien passé !
- Comme prévu, le forum a été ré-actualisé et les modifications faites ont été validées lors de la précédente assemblée particulière du 24-08.

Vote: Valide-t-on ce Bilan Moral ?

Nombre de votants: 6

Pour: 6
Contre: 0

Décision prise: Le Bilan Moral est validé !

Suite à un incident de dernière minute, celui-ci n'était pas disponible le jour-même, il a donc été proposé qu'il soit transmis ultérieurement. (Il sera posté directement à la suite de ce post.)

Vote: Le Bilan Financier pourra-t-il être transmis ultérieurement ?

Nombre de votants: 6

Pour: 6
Contre: 0

Décision prise: Le Bilan financier sera transmis prochainement et sera posté directement à la suite de ce post !

Pour rappel, une partie des modifications du règlement avaient été validées durant l'AGO de fin d'année dernière. (Si vous souhaitez voir de quelles parties il est question ici, je vous invite à voir le post du Baron Noir ici présent: http://www.taverne-oubliee.com/t1011-reglement-vote-et-a-voter .)

Vote: Après relecture des différentes parties actées du nouveau règlement, valide-t-on une nouvelle fois celles-ci ?

Nombre de votants: 6

Oui: 4 +2
Non: 0

Décision prise: Les parties actées lors de la précédente AGO ont été une nouvelle fois validées lors de cette AGE !

Avant de modifier le règlement, il a été dans un premier temps nécessaire de repréciser combien de membres seraient au CA pour l'année prochaine et de combien de membres serait composé le Bureau de l'association.

Vote: Est-ce que nous gardons un système où le bureau est accompagné d'un CA de 2 personnes comme pour cette année ou est-ce que nous passons à un modèle où le bureau est seul ?

Nombre de votants: 7

Bureau + Conseil D'Administration (donc 5 personnes en tout): 2
Bureau seul (donc 3 personnes en tout) : 3
Sans avis: 2

Décision prise: L'association ne sera donc gérée que par un bureau de 3 personnes !

Dans cette optique, l'association étant actuellement gérée par 5 personnes, il était nécessaire de re-préciser si le règlement que nous allions donc voter aujourd'hui serait rétroactif ou non.

Vote: Le règlement est-il rétroactif ?

Nombre de votants: 7

Oui : 1
Non : 5
Sans avis: 1

Décision prise: Le règlement n'est donc pas rétroactif !

Cette version a été votée à la majorité absolue.

Deuxième section, article 3, deuxième alinéa :

[Délivré en Assemblée Générale ou Particulière, le mandat impératif définit les directives établies par ladite Assemblée concernant la gestion d’une activité particulière de l’association (telles que l’attribution pour celle-ci d’un budget), et investit son titulaire des pouvoirs et responsabilités nécessaires à sa mise en œuvre. Il charge en outre le titulaire, ou à défaut un représentant, d’établir un bilan ou un compte-rendu d’étape de l’activité, à présenter lors de la ou des Assemblée(s) suivante(s), de façon impérative.

Les membres du Bureau s'assureront que tout titulaire d'un mandat impératif possèdent au moins un contact de l'un d'entre eux.

Corollaire : Tout membre de l’association peut être titulaire d’un mandat impératif, délivré par une Assemblée Générale ou Particulière. Tout titulaire d’un mandat impératif est responsable devant les Assemblées, lesquelles restent souveraines.

Second corollaire : Le mandat impératif est un document physique ou virtuel produit par une Assemblée Générale ou Particulière, rédigé et ratifié par au moins un membre du Bureau, et signalant les directives précises à respecter par le mandataire. A défaut, le compte-rendu d’une Assemblée vaut mandat.

Troisième corollaire : De même, toute activité organisée via le forum virtuel de l’association doit faire l’objet d’un mandat physique ou virtuel, rédigé et ratifié par au moins un membre du Bureau. A défaut, la délibération virtuelle vaut mandat, et place de ce fait le ou les organisateur(s) sous l’autorité de la prochaine Assemblée. En cas de doute ou de litige, un vote virtuel doit faire suite à la délibération pour s’assurer de l’opinion majoritaire.


Troisième section : Direction et administration

Article 6 :

Le Bureau est l’instance de direction [gestion] de l’association [et veille au bon déroulement des activités de l’association ainsi qu’au respect des mandats] et en détient, avec le Conseil d’Administration auquel il appartient, le pouvoir décisionnel. Il est composé de trois membres appartenant nécessairement au Conseil d’Administration : le Président dirigeant et représentant de l’association ; le Secrétaire, chargé du fonctionnement administratif ; le Trésorier, chargé de la gestion financière. Tout trois sont élus pour des mandats annuels par élection interne du Conseil d’Administration à la majorité absolue. [par l’ensemble des membres de l’association lors de l’Assemblée Générale Ordinaire de fin d’année, selon des modalités définies par la précédente Assemblée Particulière].

Scolie : Le Bureau possède un pouvoir décisionnel propre qu’il peut faire valoir, dans le cadre de l’administration ordinaire de l’association, sans passer par le Conseil d’Administration.

Chaque membre du Bureau peut désigner, au sein du Conseil d’Administration et avec l’accord de l’intéressé, un suppléant chargé de partager ses fonctions ou de le remplacer, pour une durée prédéfinie ou non. Il définira le cas échéant l’étendue des pouvoirs délégués.
[S’il le juge nécessaire, chaque membre du Bureau peut s’appuyer, pour l’exercice ordinaire de ses fonctions, de façon formelle ou informelle, sur d’autres membres de l’association.]

En cas de défaillance d’un membre du Bureau son suppléant le remplace automatiquement ; s’il n’a pas de suppléant, le Bureau se répartira ses fonctions ou nommera un intérim, nécessairement membre du Conseil d’Administration et en charge du poste jusqu’à la prochaine réunion de celui-ci, où une nouvelle élection interne aura lieu. En dehors de ce cas particulier, les suppléants ne sont pas considérés comme des membres à part entière du Bureau.
[En cas de défaillance d’un membre du Bureau, les deux autres membres se répartissent ses fonctions et inscrivent sans délai à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale ou Particulière la tenue d’une élection, visant à pourvoir au poste laissé vacant. En vue de ladite élection, la date de la prochaine Assemblée peut être avancée au besoin, ou repoussée afin de ménager un temps de campagne raisonnable, à partir de l’annonce officielle émise par le Bureau.

Corollaire : Il est du devoir du Bureau de veiller au bon déroulement d’une élection extraordinaire, notamment en ouvrant les candidatures sans délai via le forum virtuel de l’association, et en ménageant un temps de campagne raisonnable relativement à la date de l’Assemblée élective.]

Article 7 :

Le Président représente de plein droit l’association devant la justice [et, par défaut, modère les Assemblées Générales et Particulières] et dirige le Conseil d’Administration. Par son mandat, il organise et contrôle l’activité de l’association, et peut déléguer l’exercice de ses responsabilités aux administrateurs. Le Président prend la responsabilité par la signature des documents officiels et par la représentation de l’association pour tous les actes engageant des tiers ; il porte la responsabilité devant la loi, devant les membres et devant les partenaires. Le Président définit en outre le montant de la cotisation au début de l’année universitaire.

Le Secrétaire assure les tâches administratives, dont la correspondance de l’association [en collaboration avec le Président], et [par défaut] établit les comptes-rendus des Assemblées Générales [et Particulières] et réunions du Bureau et du Conseil d’Administration. Il est responsable de la tenue des registres et des archives et il est en outre dépositaire du présent règlement, c’est-à-dire chargé de veiller à son application et à son éventuel amélioration. En cas de litige à propos de l’interprétation du présent règlement, le Secrétaire doit en référer au Bureau dont l’interprétation est souveraine. [doit en faire état devant la prochaine Assemblée, dont l’interprétation est souveraine.]


Le Trésorier contrôle la gestion financière de l’association et tient la comptabilité, il perçoit les cotisations et autres versements, effectue les paiements et les placements, et prépare le bilan annuel. Il doit en outre présenter les comptes de l’association lors des Assemblées Générales [et lors des Assemblées Particulières si celles-ci le requièrent.]

Article 8 :

Les membres du Conseil d’Administration, ci-dessous dénommés les administrateurs, sont élus par l’ensemble des membres de l’association lors de l’Assemblée Générale Ordinaire de fin d’année, selon des modalités prédéfinies par le Bureau sortant. Tout membre de l’association peut se présenter au poste d’administrateur ; au nombre de neuf et élus pour un mandat annuel, les administrateurs défaillants ne sont pas remplacés jusqu’à la prochaine Assemblée Générale, Ordinaire ou Extraordinaire.
Scolie : En cas de défaillance d’un tiers ou plus des membres du Conseil d’administration, celui-ci est tenu d’organiser une Assemblée Générale Extraordinaire où de nouvelles élections prendront place en vue de pourvoir aux sièges laissés vacants. En dehors de ce cas particulier, le remplacement des membres défaillants n’est pas une obligation.

Les administrateurs [membres de l’association] sont les représentants de l’association dans tous les actes de la vie civile. Ils sont chargés d’assurer le bon fonctionnement de l’association et l’application des [de respecter] les décisions prises lors des réunions et Assemblées Générales [Assemblées Générales et Particulières]. Une fois élu, la première action du Conseil d’Administration est d’élire les membres du Bureau.

Le Conseil d’Administration se réunit plusieurs fois par an selon des modalités prédéfinies par lui à son élection ou sur convocation du Bureau. Le Conseil d’Administration établit, par la personne du Secrétaire, les procès-verbaux de ses réunions, qui peuvent être rendus publics ou non, selon la volonté du Conseil.
Pour toute décision concernant l’administration, la gestion et l’organisation de l’association, le Conseil d’Administration est souverain. Les décisions prises par le Conseil d’Administration doivent être validées par un vote interne à majorité absolue. Si le Conseil comprend un nombre pair d’administrateurs et qu’un vote se solde par une égalité des voix, le Président peut faire valoir son droit souverain de trancher entre les deux partis. En outre le Conseil peut, sur proposition du Bureau, convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire.

[Les membres de l’association se réunissent au minimum une fois par mois, ou plus si nécessaire, sous la forme d’Assemblées Particulières afin de délibérer sur l’administration, la gestion et l’organisation ordinaire de l’association et de ses activités. Les membres présents ou ayant délivrés une procuration sont invités à voter et à débattre des questions à l’ordre du jour. Les décisions des Assemblées Particulières, validées par votes à majorité absolue ou selon les modalités définies par elle au préalable, sont souveraines. La première Assemblée Particulière définit en outre le montant de la cotisation pour la nouvelle année universitaire.

Corollaire : Tout membre de l’association dans l’impossibilité de se présenter à une Assemblée Particulière peut délivrer une procuration au membre de son choix, dans la limite de trois procurations par porteur, chargé de faire entendre sa voix lors des débats et de faire valoir ses choix lors des votes.

Second Corollaire : Les Assemblées Particulières sont l’occasion pour les titulaires de mandats impératifs de présenter leurs bilans, et pour les membres de l’association d’émettre des propositions et de se porter volontaire pour les activités à venir.

Le Bureau se charge de consulter les membres de l’association afin de définir les dates des Assemblées Particulières. Il en dresse l’ordre du jour, et doit le communiquer au plus tard une semaine avant la date de l’Assemblée via le forum virtuel de l’association, où les délibérations pourront en affiner le contenu. Les questions non inscrites sont acceptées par l’Assemblée si elles sont jugées opportunes.


Chaque Assemblée Particulière se dote d’un modérateur volontaire et approuvé par elle afin de veiller au respect de l’ordre du jour ainsi qu’à l’ordre et aux temps de parole ; à défaut, ce rôle est rempli par le Président de l’association. Chaque Assemblée Particulière se dote également d’un greffier volontaire et approuvé par elle, afin de dresser un compte-rendu exhaustif des débats et décisions, lequel sera communiqué dans les plus brefs délais sur le forum virtuel de l’association ; à défaut, ce rôle est rempli par le Secrétaire de l’association.]

Article 9 :

L’association est tenue d’organiser une Assemblée Générale Ordinaire au terme de l’année universitaire. Tout membre de l’association est appelé à être présent lors de cette Assemblée et possède le droit de vote. Les administrateurs [Le Bureau] y informent les adhérents de la gestion de l’association lors de l’année écoulée et en prévision de l’année à venir. Les membres présents ou ayant délivrés une procuration sont invités à voter et à débattre des questions à l’ordre du jour. Les modalités de vote sont prédéfinies par le Bureau et le Président dirige l’Assemblée. [Les modalités de vote sont définies par l’Assemblée Particulière précédente, et l’Assemblée Générale se dote d’un modérateur volontaire et approuvé par elle ; à défaut, ce rôle est rempli par le Président de l’association. Le modérateur veille au respect de l’ordre du jour ainsi qu’à l’ordre et aux temps de parole.

Corollaire : Tout membre de l’association dans l’impossibilité de se présenter à l’Assemblée Générale Ordinaire peut délivrer une procuration au membre de son choix, dans la limite de trois procurations par porteur, chargé de représenter sa voix lors des débats et de faire valoir ses choix lors des votes.]


L’Assemblée Générale Ordinaire a pour objet l’approbation ou la désapprobation de la gestion durant l’année écoulée d’après les activités réalisées, du résultat de l’exercice financier sur présentation d’un compte-rendu du Trésorier, et l’établissement d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour l’année à venir ainsi que les directives à suivre pour les administrateurs [le nouveau Bureau]. Elle devra en outre reconduire la validation du présent règlement et pourra statuer si nécessaire sur son amélioration.

D’autres questions portées à l’ordre du jour et concernant la vie de l’association peuvent être soumises à l’avis des Assemblées Générales, Ordinaires ou Extraordinaires. L’ordre du jour est établi par le Conseil d’Administration [le Bureau, et communiqué entre 6 et 8 jours au plus tard avant la date de l’Assemblée via le forum virtuel de l’association, où les délibérations pourront en affiner le contenu.] mais Les questions non inscrites sont acceptées par lui [par l’Assemblée] si elles sont jugées opportunes. A l’issue de chaque Assemblée Générale, Ordinaire ou Extraordinaire, un procès-verbal sera dressé [par un greffier volontaire et approuvé par l’Assemblée, ou à défaut] par la personne du Secrétaire, et les délibérations consignées dans un registre.

Pour conclure cette assemblée, le sujet de la charte graphique de l'association a été avancé où il a été proposé de la réactualiser sans pour autant la modifier.

Vote: Allons-nous effectuer une remise à jour de la charte graphique de l'association sans pour autant la modifier ?

Nombre de votants: 7

Pour: 5
Contre: 0
Sans-avis: 2

Décision prise: La charte graphique de l'association sera remise à jour sans pour autant être modifiée !