Compte rendu du CA du 4 Mars 2017

- journée portes ouvert BU : plutôt sympa, pas mal de visiteurs curieux, bonne présentation de la part de la BU, les petits jeux ont pas mal fonctionné, gens intéressés. Et nous avons reçu une proposition de la BU pour se poser à la MDE pour de futur événements.

- initiation JdR collège : L'événement c'est super bien passé, bon groupe qui voudrait refaire ce genre d'évent, ils voudraient crée un jeu que nous pourrions tester. Surement une prise de contact avant la fin de l'année pour refaire ce genre d'événement, soit a leur école soit a Lille 3.

- Event DB : il faudrait programmer des gens pour reprendre les jeux afin d'éviter de les éparpiller. (faire attention aux jeux (état + pièce) et de bien tous les reprendre, faire une check liste afin de faciliter cela) → essayer de tout centraliser chez une personne. Et désigner un « reponsable orga » + évité de s'y prendre a la dernière minute( une semaine pour bien faire). Essayer de gérer un accueil pour proposer aux gens de venir participer.
Celui du 21 février bonne ambiance, bonne table de jeux.
Pour le prochain Moment Jeux au Dernier Bar : JDR : Jenny JDP : Cendre, Dysto, Tori.

- Charivari : Bonne ambiance, pas mal de déguisement, atelier qui a bien fonctionné, quelques inscriptions de gens qu'il ne restent qu'à complété. Effort pour l'emplacement ce qui a permis plus de visibilité. La déambulation dans l'administration c'est super bien passé, bonne ambiance. Attention pour les cannettes a bien surveiller qu'elles soient VIDE. Quand on est co-orga : attention a ne pas se focaliser sur son pôle mais aussi au reste de l'évent. Essayer de répartir le transport des objet/Décors etc. Ne pas hésiter a faire de la com externe.

- Event Warhammer : Bon événement, toujours trois orga, dommage du manque de participation des autres membres de la taverne. Event warhammer chaque mois /!\ Gratuit. A partir de maintenant nous aurons une présentation de 1 ou 2 jeux Warhammer lors des sessions JdP au DB !

- Animafac : très bien passé, plusieurs table de jeux de rôle, ce qui a permis de la faire découvrir aux gens qui n'en avait jamais fais. Atelier JdP beaucoup de monde aussi, les petits jeux ont surtout fonctionner + Mysterium. Ceci c'et déroulé sur 2 jours (samedi et Dimanche) composé d'atelier tout le long de la journée. Bon emplacement, les orga étaient content de la participation de la Taverne. Ils sont dans l'espoir de la participation l'an prochain de notre asso. Bonne amélioration par rapport a la participation de la dernière fois.

- Atelier de paroles : Bien passé, impression de tension apaisé. Nous vous rappelons que ce n'est pas parce qu'on a une opinion différente qu'il y a forcement confrontation. Tous les avis sont important, qu'ils aillent dans la même direction ou non. (cf : Atelier de paroles de Schoukii) Essayer de motiver d'autre gens. Attention aux réactions sur FB. Pratique d'une modération afin d'éviter les esprits échauffé sur les groupes + Forum.

- AGE : relativement bien passé. Le C.A. s'excuses pour l'oublie des procurations lors des votes. Les points un peu flou lors de l'AGE seront évoqué lors d'atelier de paroles a venir.
Proposition : Faire plusieurs réunion de membres afin de définir ce que l'asso va devenir. (aucune décision prises lors des ateliers de paroles ceci ne peut être fait que lors des réunions C.A.). ( Nouvelle choses sur le forum : Propositions et partenariat, N'oubliez pas de réagir!!!!) Toujours forme de CA à 9 jusque fin mai. Proposition de faire des CA plus souvent ?

Distingué les ateliers de paroles qui sont lieu de Débat et les CA qui sont décisionnaire.

Vote :

Encadrement de CA : Au moin un membre du Bureau : 14
Au moins un membre du CA : 4
Membre Taverne : 0
Vote Blanc : 1

Prochaine réunion avec au moins un membre du bureau : Ridd-Chan/Mello/Keishin

Fréquence de CAd'ici l'AG fin Mai : 1 : 1
2:15
3 : 2
+ : 0
Abstention : 1
Blanc :1

2 réunions avant l'AG. (fin mars début avril et fin avril début mai)

- Atelier GN : Dommage pour les condition météo, ATTENTION AUX RÈGLES DE SÉCURITÉ, proposition d'aide extérieur, a voir si ce genre d'atelier se fera 1fois par semaine ou toute les deux semaines. A voir pour réparer les épées ou en racheter. Essayer de voir pour une salle de sport. /!\ A voir avec les Esum (derrière les salles G et D)

- 25 mars : Event Tolkien's day au DB : Participation en JDR Anneau Unique et JDP SdA ? Cendre s'occupe de trouver les bénévoles pour l'événement.

- Printemps des Assos : 20 : Color my campus, semblable au Color me Rad , recherche de bénévole et participant auprès de l'asso sportive.
Le printemps des assos ce déroulera de cette façon:
21 au 23 mars : Stand Jeux de Plateau
22 après-midi : stand GN
23 : Stand jdp et figurine dans la BU
Toute les assos dans le Hall du Batiment B. Avec So'Lille nous animerons des jeux de sensibilisation aux handicap.
Reconstitution historique de l'AEH et l'asso Gaule
Atelier d'écriture du 21 au 30 mars le midi, ouvert a tous. (coté poésie et musique)
Thème autour du monde, nous pourions y intégrer la Saint Patrick ?

- 25/26 mars : Ludinord 3MJ en off et pas mal d'inscription GG

- 29 Mars : Artefact : asso d'art plastique de lille 3 sur Tourcoing. Soirée Loup Garou

-17 mars : JDP et 40k Warhammer au Warhammer Store

- 1er Avril : Animafac : une journée a Lille 1 MDE entre assos de Lille composé de petits atelier de 9h à 18h30. Puis soirée dans un bar.

- Evenement HP : événement sur 2 jours 12/13 avril composé d'animation diverse et aussi d'une murder le mercredi aprè midi et un quidditch humain. Prise de contact par Marion. Budget plus gros pour couvrir les deux jours voté a l'unanimité.

- WEP en jeux : Salon de jeux a la Bassée de 10h a 18h. 22 et 23 avril.

- GEEK DAYS : 20 et 21 mai: programation d'un tournoi de JDP (modalité a voir pour la participation)

- Convention réunion : Mise en place de de 3 coordinateur afin de pouvoir gérer le tout d'en haut. Composé d'un ancien, d'une personne déjà présente l'an dernier mais avec peu d'expérience et d'une personne sans expérience. Un trésorier représentatif de l'asso (encré ou non dans les coorga a décider)

Vote pour les 3 orgas : pour à l'unanimité

Ancien Milieu nouveau ? 11 pour
5 contre
4 absention

Concensus ? (les 3 orgas d'accord sinon refus) 17 pour
0 contre
2 abstention

1 personne de chaque assos : 15 pour
0 contre
4 Abstentions

Trésorier attitré ? 18 pour
0 contre
1 abstention

Trésorier compris dans les orga ? 2 pour
11 contre
6 abstentions

Nouvelle asso pour la convention ? 0 pour
17 contre
2 abstentions

Les 2 bureau des assos examinerons les candidatures pour les orga afin de les élire, et de les faire correspondre a l'organigramme décidée : 18 pour
0 Contre
2 Abstentions

T-Shirt : liste refaite, et lancement des commandes.

Local : Joy, Tori, Gown et maurin pour porter le projet a bien

Transport de jeu : Marion fait don d'un caddie et tori d'une valise renforcé afin de transporter les jeux. Achat d'une nouvelle valise par la taverne.

RAPPEL : Liste de jeux présent sur le FORUM !
Possible mise en avant de la liste des jeux via un onglet sur le forum
RECHANGER LES JEUX DANS LES SACS !
FAIRE LA LISTE DES JEUX EMPRUNTER, CECI EST DIT ET REDIT DEPUIS SEPTEMBRE 2015 !
EMPRUNT POSSIBLE JUSQU'A 5 JEUX ET CE PENDANT 15 JOURS !

Déplacement des jeux dès la nouvelle AG, ainsi que matériel GN et matos de déco

30 à 40€ pour la valise : 8 pour
0 contre
5 Blancs