Règlement de l'association

Première section : définition et activités

Article 1 :

           La Taverne Oubliée est une association de loi 1901 à but non lucratif. Son objet est de promouvoir la pratique du jeu de rôle sous toutes ses formes au sein de la communauté étudiante lilloise et affiliée.

           Les activités de la Taverne Oubliée recouvrent l’univers du jeu de rôle dans son acceptation la plus large, à l’exclusion de toute activité susceptible de porter atteinte à l’intégrité physique, mentale ou morale de ses membres.

Corollaire : Ces dernières, si elles sont pratiquées par des membres de la Taverne Oubliée, sont d’office placées en dehors du cadre de l’association.



Article 2 :

           Toute activité ou proposition d’activité est considérée comme appartenant au cadre officiel de la Taverne Oubliée si et seulement si celle-ci est organisée à partir du forum virtuel de l’association et approuvée par le Bureau.

Premier corollaire : Le forum virtuel de l’association constitue la seule modalité d’organisation officielle des activités de la Taverne Oubliée. Toute activité ou proposition d’activité non référencée sur le forum est d’office placée en dehors du cadre de l’association.

Second corollaire : Toute activité ou proposition d’activité non approuvée par le Bureau, l’un de ses membres, ou à défaut l’un de ses représentants est d’office placée en dehors du cadre de l’association.



Article 3 :

           Les activités de la Taverne Oubliée s’organisent selon les modalités choisies ou approuvées par le ou les organisateurs, le(s)quel(s) est/sont souverain(s).

Scolie : De même elles prennent place dans tout lieu adapté, choisi ou approuvé comme tel par le ou les organisateurs et peuvent accueillir ou non, selon la volonté du ou des organisateurs, des participants tiers.

           Les activités de la Taverne Oubliée peuvent sortir du cadre du jeu de rôle et recouvrir tout type d’activité associative, à l’exclusion de celles susceptibles de porter atteinte à l’intégrité physique, mentale ou morale des participants.





Deuxième section : les membres de l’association



Article 4 :

           Le statut de membre désigne toute personne, physique ou morale, participant au fonctionnement et aux activités de l’association. Est considérée comme membre de la Taverne Oubliée toute personne ayant réglé la cotisation annuelle, effectué une présentation globale sur le forum virtuel de l’association et signé le formulaire d'inscription certifiant la lecture et l'approbation du présent réglement. Ces trois conditions sont considérées comme nécessaires et suffisantes pour devenir membre de l’association.

Corollaire : Devenir membre de la Taverne Oubliée implique l’acceptation totale et sans réserve du présent règlement.

           Toute personne intéressée par l’association peut la fréquenter librement et régulièrement, jusqu’à la régularisation de sa situation selon les conditions susmentionnées. Celle-ci, le cas échéant, pourra être sollicitée par le Président ou, à défaut, un autre membre du Bureau.



Article 5 :

           Tout membre de l’association s’engage à respecter la vie de celle-ci, l’autorité du Bureau et du Conseil d’Administration ainsi qu’à ne jamais porter atteinte à l’intégrité physique, mentale et morale, par quelque moyen que ce soit, de ses pairs.

           Le manque de respect explicite ou implicite à l’égard d’un ou plusieurs membres de l’association, par l’usage de la violence physique ou verbale, ou par quelque autre moyen que ce soit, ainsi que la nuisance à la vie associative, perpétrée de façon active ou passive, pourront faire l’objet de sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion, selon des modalités définies et appliquées par le Bureau.

Scolie : De même, tout contrevenant au présent règlement pourra faire l’objet de sanctions semblables définies et appliquées par le dépositaire du règlement, en accord avec le Bureau.





Troisième section : Direction et administration



Article 6 :

           Le Bureau est l’instance de direction de l’association et en détient, avec le Conseil d’Administration auquel il appartient, le pouvoir décisionnel. Il est composé de trois membres appartenant nécessairement au Conseil d’Administration : le Président, dirigeant et représentant de l’association ; le Secrétaire, chargé du fonctionnement administratif ; le Trésorier, chargé de la gestion financière. Tout trois sont élus pour des mandats annuels par élection interne du Conseil d’Administration à la majorité absolue.

Scolie : Le Bureau possède un pouvoir décisionnel propre qu’il peut faire valoir, dans le cadre de l’administration ordinaire de l’association, sans passer par le Conseil d’Administration.

          Chaque membre du Bureau peut désigner, au sein du Conseil d’Administration et avec l’accord de l’intéressé, un suppléant chargé de partager ses fonctions ou de le remplacer, pour une durée prédéfinie ou non. Il définira le cas échéant l’étendue des pouvoirs délégués.

           En cas de défaillance d’un membre du Bureau son suppléant le remplace automatiquement ; s’il n’a pas de suppléant, le Bureau se répartira ses fonctions ou nommera un intérim, nécessairement membre du Conseil d’Administration et en charge du poste jusqu’à la prochaine réunion de celui-ci, où une nouvelle élection interne aura lieu. En dehors de ce cas particulier, les suppléants ne sont pas considérés comme des membres à part entière du Bureau, sauf sur décision contraire du Président.



Article 7 :

           Le Président représente de plein droit l’association devant la justice et dirige le Conseil d’Administration. Par son mandat, il organise et contrôle l’activité de l’association, et peut déléguer l’exercice de ses responsabilités aux administrateurs. Le Président prend la responsabilité par la signature des documents officiels et par la représentation de l’association pour tous les actes engageant des tiers ; il porte la responsabilité devant la loi, devant les membres et devant les partenaires. Le Président définit en outre le montant de la cotisation au début de l’année universitaire.

           Le Secrétaire assure les tâches administratives, la correspondance de l’association et établit les comptes-rendus des Assemblées Générales et réunions du Bureau et du Conseil d’Administration. Il est responsable de la tenue des registres et des archives et il est en outre dépositaire du présent règlement, c’est-à-dire chargé de veiller à son application et à son éventuel amélioration. En cas de litige à propos de l’interprétation du présent règlement, le Secrétaire est souverain.

           Le Trésorier contrôle la gestion de l’association et tient la comptabilité, il perçoit les cotisations et autres versements, effectue les paiements et les placements, et prépare le bilan annuel. Il doit en outre présenter les comptes de l’association lors de l’Assemblée Générale Ordinaire.



Article 8 :

           Les membres du Conseil d’Administration, ci-dessous dénommés les administrateurs, sont élus par l’ensemble des membres de l’association lors de l’Assemblée Générale Ordinaire de fin d’année, selon des modalités prédéfinies par le Bureau sortant. Tout membre de l’association peut se présenter au poste d’administrateur ; au nombre de neuf et élus pour un mandat annuel, les administrateurs défaillants ne sont pas remplacés jusqu’à la prochaine Assemblée Générale, Ordinaire ou Extraordinaire.

Scolie : En cas de défaillance d’un tiers ou plus des membres du Conseil d’administration, celui-ci est tenu d’organiser une Assemblée Générale Extraordinaire où de nouvelles élections prendront place en vue de pourvoir aux sièges laissés vacants. En dehors de ce cas particulier, le remplacement des membres défaillants n’est pas une obligation.

           Les administrateurs sont les représentants de l’association dans tous les actes de la vie civile. Ils sont chargés d’assurer le bon fonctionnement de l’association et l’application des décisions prises lors des réunions et Assemblées Générales. Une fois élu, la première action du Conseil d’Administration est d’élire les membres du Bureau.

           Le Conseil d’Administration se réunit plusieurs fois par an selon des modalités prédéfinies par lui à son élection ou sur convocation du Bureau. Le Conseil d’Administration établit, par la personne du Secrétaire, les procès-verbaux de ses réunions, qui peuvent être rendus publics ou non, selon la volonté du Conseil.

           Pour toute décision concernant l’administration, la gestion et l’organisation de l’association, le Conseil d’Administration est souverain. Les décisions prises par le Conseil d’Administration doivent être validées par un vote interne à majorité absolue. Si le Conseil comprend un nombre pair d’administrateurs et qu’un vote se solde par une égalité des voix, le Président peut faire valoir son droit souverain de trancher entre les deux partis. En outre le Conseil peut, sur proposition du Bureau, convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire.



Article 9 :

           L’association est tenue d’organiser une Assemblée Générale Ordinaire au terme de l’année universitaire. Tout membre de l’association est appelé à être présent lors de cette Assemblée et possède le droit de vote. Les administrateurs y informent les adhérents de la gestion de l’association lors de l’année écoulée et en prévision de l’année à venir. Les membres présents ou ayant délivrés une procuration sont invités à voter et à débattre des questions à l’ordre du jour. Les modalités de vote sont prédéfinies par le Bureau et le Président dirige l’Assemblée.

           L’Assemblée Générale Ordinaire a pour objet l’approbation ou la désapprobation de la gestion durant l’année écoulée d’après les activités réalisées, du résultat de l’exercice financier sur présentation d’un compte-rendu du Trésorier, et l’établissement d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour l’année à venir ainsi que les directives à suivre pour les administrateurs. Elle devra en outre reconduire la validation du présent règlement et pourra statuer si nécessaire sur son amélioration.

           D’autres questions portées à l’ordre du jour et concernant la vie de l’association peuvent être soumises à l’avis des Assemblées Générales, Ordinaires ou Extraordinaires. L’ordre du jour est établi par le Conseil d’Administration, mais les questions non inscrites sont acceptées par lui si elles sont jugées opportunes. A l’issue de chaque Assemblée Générale, Ordinaire ou Extraordinaire, un procès-verbal sera dressé par la personne du Secrétaire et les délibérations consignées dans un registre.

Rédigé par Baron Noir, ancien secrétaire de la Taverne Oubliée.