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 CR réunion bénévole

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BonBaah
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BonBaah

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MessageSujet: CR réunion bénévole    CR réunion bénévole  EmptyLun 14 Oct - 16:36

0. Introduction.
Merci à tous d'être bénévoles ! Sans vous, la convention ne pourrait pas avoir lieu.
Être bénévole, c'est rendre service à la convention, et respecter ses créneaux de bénévolats ainsi que les horaires. Toutefois, nous souhaitons aussi que vous puissiez profiter au mieux de la convention, et que vous vous amusiez !
Si vous avez un empêchement, un imprévu, même de dernière minute, dites-le nous, et on trouvera une solution.Smile Et surtout, si au cours de l'événement vous avez un problème, une question ou autre, contactez les orga ou responsables de pôle, on vous aidera !Smile

1. Présentation des pôles
1.1 Accueil
Vous êtes le premier visage de la convention, la première personne que voit le visiteur. N'hésitez donc pas à être gentil et souriant.Very Happy
Vous avez plusieurs missions :
Accrocher le bracelet autour du poignet de chaque visiteur. Le bracelet étant obligatoire pour la sécurité de l'événement, quelqu'un sans bracelet pourrait avoir des ennuis avec le personnel de sécurité et être viré de la convention. Donc accrochez vous-même le bracelet aux visiteurs.

Présenter la convention, et les différentes activités que l'on peut faire et où les trouver. Un plan sera affiché derrière vous.

Si un invité ou une association arrive à l'accueil, appeler un orga ou un responsable afin de l'accueillir.

Proposer aux visiteurs de leur donner une « goutte de vie ». En partenariat avec l'entreprise « Goutte de vie », nous proposons cette année de donner à chacun une goutte, qui leur permettra de découvrir la ville et de résoudre des énigmes pour gagner de l'argent virtuel. Argent que l'on peut transformer en cadeaux dans la vie réelle (bons d'achats dans des magasins par exemple). Pour cela, il faut télécharger l'application Goutte de Vie, et entrer le numéro inscrit sur la goutte qui vient d'être fournie. Suite à cela, plusieurs façons d'utiliser le jeu : biper des bornes disponibles un peu partout dans Lille, résoudre des énigmes présentes à différents endroits de la ville, etc. Et pour la convention, 3 quêtes exclusives dont disponibles, seulement durant l'événement.

Cette information est très importante à donner aux visiteurs.


1.2 Restauration
Comme tous les ans, et comme son nom l'indique, il s'agit ici de servir à manger et à boire contre de l'argent. Les menus et plats seront affichés sur le stand (nous ne les connaissons pas encore). Il y aura le food truck à l'extérieur alors pour les menus il faudra encaisser les gens et leur donner un ticket correspondant à leur achat pour qu'il aille chercher leur menu au food truck.
Il y a également le système de consigne des gobelet : un gobelet coûte 1€ (supplémentaire au menu) mais si on vous le rend, vous rendez 1€ à la personne.
La recette des croques-monsieur est importante à savoir : 2 tranches de pain entre lesquelles vous mettez du jambon et du fromage ! Ou que du fromage pour les végétariens.
1.3 Jeux de plateau
De la surveillance principalement ici. Mais si vous connaissez les règles des jeux, c'est quand même mieux ! Vous pourrez ainsi aider les visiteurs à choisir un jeu et leur expliquer les règles. Il y aura le jeu Ishtar en présentation spéciale à animer (se tourner sur Gown/Antoine si vous avez un souci avec les règles ou autre car il sera référent de ce jeu).
1.4 Jeux vidéo et LAN
Dans ces deux salles, vous devez principalement faire de la surveillance, et renseigner les visiteurs, les aider à allumer les consoles, à choisir un jeu, etc. Pour la salle jeux vidéo, il y aura sûrement l'association Nintendo Town présente pour s'occuper de ses machines.
1.5 Atelier créatif et maquillage
L'atelier maquillage consiste à maquiller les personnes qui s'y présentent. Nous aurons du matériel pour cela, ainsi que du démaquillant.
Concernant l'atelier créatif, cela devait être de la fabrication de masques en plâtre. Toutefois, la personne qui doit s'en occuper n'est pas sûre d'être présente. Ainsi nous pourrons peut-être avoir un changement de dernière minute, duquel nous vous ferons pas lors de l'événement. Pour l'instant nous ne savons pas encore de quoi il s'agira.
1.6 Photos
Il y a trois personnes en charge du pôle photo, et celles-ci le sont sur des créneaux très longs. Toutefois, un créneau n'est pas égal à 2h pleines de bénévolat. En effet, il s'agit surtout de faire un tour régulièrement dans la convention, lors des événements importants (tournois, concours, karaoké, etc.) et prendre des photos de ceux-ci. Le bénévole pourra donc profiter de la convention toute la journée et devra seulement aller de temps en temps prendre des photos.
Un récap des photos importantes à prendre sera à disposition à l'accueil.Smile
1.7 Coin des enfants
Cette année, Amandine propose un coin enfants. Elle sera en charge de ce pôle durant les après-midi du vendredi et du samedi. N'hésitez pas à proposer aux parents de lui confier leurs enfants. Ils pourront ainsi jouer à des jeux adaptés à leur âge.
1.8 Agent volant
Les agents volants sont des personnes qui seront amenées à faire des créneaux de dernière minute, pour remplacer un bénévole absent ou suite à un imprévu. Il sera d'astreinte toute la journée, et on peut le contacter à tout moment pour lui demander de l'aide. Toutefois, s'il n'est pas disponible, ce n'est pas grave, nous en contacterons un autre.
1.9 Conducteur de voiture
Nous aurons un véhicule utilitaire loué, et nous en servirons pour nos transports : acheter de la nourriture manquante, aller chercher un invité, etc. Si vous avez dit avoir le permis vous avez été ajouté à une liste de conducteur. Si nous avons besoin d'un conducteur à un moment donné, nous vous contacterons pour savoir si vous êtes disponible afin de faire un aller-retour.
2. Responsables de pôles.
En plus des orga, qui seront disponibles tout le temps et sur tous les pôles et endroits et recoins et problèmes de la convention, il y a également des responsables de pôles, qui eux seront affectés à un pôle particulier. Ils seront là pour décharger un peu les orga et pour répondre à vos questions. Voici qui ils sont :
Restauration : Marine et Soufiane
Bénévoles : Edouard et Alcarin
Animation (jdp, jdr, lan, jv, ddr) : Qrow et Tristan
Accueil et prise en charge des invités : Haricot Rouge et Antoine


3. Consignes de sécurité
Des fiches avec les numéros de téléphones importants seront disposées à travers la convention. Il y aura dedans le numéro des orga (Lehna, Gown, Melo et Jérôme ), ainsi que le numéro des responsables de pôle. Vous y trouverez également le numéro du PC sécurité, à contacter en cas de malaise, blessure, etc.


Voilà pour ça !
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à venir nous voir, et nous questionner. On espère que tout se passera au mieux pour chacun, et on fera de notre mieux pour ça !
D'ailleurs aussi, si vous avez des modifications à demander par rapport à votre planning, n'hésitez pas. Il n'est que provisoire pour le moment, et peut donc être amené à évoluer d'ici la convention si certains créneaux ne vous conviennent pas.
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