Compte-rendu de l'Assemblée Générale du 27 mai 2013

Compte-rendu de l’Assemblée Générale du 27 mai 2013




Assemblée Générale tenue le 27 mai 2013 à l’université Charles-de-Gaulle Lille 3, pilotée par le président Aurélien, le secrétaire Thomas et le trésorier Marc-Antoine, et encadrée par les membres du conseil d’administration Adrien, Armand, Chloé, Dominique, Lucile et Pierre.

32 membres présents dont un était porteur d’une procuration transmise par un membre absent, pour un total de 33 voix au scrutin.




Ordre du jour, approuvé à l’unanimité par l’Assemblée :


- Bilan de l’année écoulée

- Perspectives d’avenir

- Scrutins : reconduction du règlement, référendum sur le statut du groupe facebook et élection du Conseil d’Administration





I- Bilan de l’association sur l’année écoulée




1) Retour sur les événements du planning annuel



- Halloween : contact très prolifique avec les étudiants du campus, à noter la présence enthousiaste de Mme la vice-Présidente en charge de la vie étudiante.

- Forum des associations : bonne coordination avec l’administration du campus pour les achats de fournitures, ainsi qu’avec le vice-président étudiant et les autres associations ; beaucoup de participants pour cette édition.

- Zee end of the world : premier événement de la Taverne en prise directe avec le public et développé sur le long terme ; le succès fut au rendez-vous, avec une très bonne visibilité et une participation active de nombreux membres de l’association.

- Noël à la fac : meilleures visibilité et reconnaissance de l’administration (événement référencé sur le forum et le tumblr de l’université) ; à noter toutefois l’échec de la coordination avec les services étudiants de Roubaix.

- Carnaval : très bonne communication, avec mention de l’événement sur les écrans informatifs, bonne dynamique de coordination avec l’administration de l’université à développer pour les prochaines éditions ; à prévoir également une banderole aux couleurs de la Taverne pour augmenter notre reconnaissance auprès des étudiants.

- Saint-Valentin : réception très mitigée du Geek Dating, peu de participations sans doute en raison de la date (veille de la pause pédagogique).

- Saint-Patrick : participants peu nombreux, mais très bonne réception de leur part ; prévoir plus de temps de préparation des chants pour les éditions à venir.





2) Retour sur les événements hors Lille 3



- Foire aux associations de Villeneuve d’Ascq : avons été contactés directement par la municipalité, stand et initiations très appréciés par les néophytes.

- Municipalité d’Ennevelin : très bonne organisation, mais très peu de participants ; premier événement rétribué de la Taverne.

- Conseil d’entreprise de Norsys : retours très positifs, mais là encore très peu de participants ; second événement rétribué de l’année.

- Soirée jeux de plateau à la résidence Pont-de-Bois : bonne affluence des résidents, événement à reconduire et bouche-à-oreille auprès des autres résidences à encourager.

- Soirée Angellier : La coopération entre nos deux associations fut très appréciée de tous et l’ambiance au rendez-vous, malgré une organisation quelque peu perturbée et une structure d’accueil relativement déficiente (restaurant Soleil).

- Anniversaire des 20 ans d’UAH : grande et appréciable amitié entre nos deux associations !

- Carnaval de Villeneuve d’Ascq : pas de participation possible de la Taverne par manque de membres disponibles (période d’examen) ; manque de coordination avec la commune, qui a pris de nombreuses dispositions sans nous avertir.

- Partenariat avec le GAUL : n’a pu aboutir, malgré les relances de la Taverne.





3) Gestion interne de l’association



- Sessions JdP et JdR : Celles-ci se maintiennent avec régularité et selon une bonne prise en main de la part de tous les membres. Le C.A. remercie chacun de cette nette amélioration par rapport aux années passées, mais souhaite néanmoins voir augmenter les initiatives ludiques des membres, afin de ne pas réduire les sessions spontanées à de la simple occupation de salles. L’augmentation du relai des jeux entre les membres est également appréciable, bien que cela conduise parfois à une dispersion du matériel. En l’absence de local, un placard de rangement pourrait être demandé auprès de l’administration universitaire.



- Utilisation du forum : A la date de l’Assemblée Générale, 93 membres sont inscrits et présentés sur le forum, dont 63 sont membres de plein droit ; 27 ont publié au cours du mois de mai, 62 depuis janvier. Les parties se déroulent pour moitié l’après-midi et pour moitié le soir ; 16 membres ont créé des parties au cours de l’année. 65 événements se sont déroulés au cours de l’année, 35 sur le campus universitaire et 30 chez des particuliers ; 20 membres ont créé des événements cette année. Toutes les personnes potentiellement intéressées par un événement ou une annonce sont invitées à prendre le temps de se manifester sur les sujets adéquats, ainsi qu’à y créer leurs parties et leurs événements, afin de nous aider à présenter les meilleures statistiques possibles à nos partenaires !



- Accueil des nouveaux membres : Par rapport aux années précédentes, l’accueil général des nouveaux membres et le respect d’autrui connaissent une véritable stabilité et une grande qualité dont le C.A. remercie chacun de nos membres bien-aimés !



- Bilan financier : L’association connait de meilleurs délais de remboursements de la part de l’université, et bénéficie cette année d’une élévation de ses bénéfices de plus de 200%.





4) Bilan du questionnaire adressé aux membres



- 25 membres ont répondu au questionnaire leur demandant leur avis global sur la qualité de l’association (tous présents lors de l'Assemblée Générale)

- Mots résumant le plus l’association selon ce questionnaire : conviviale, fraternelle, familiale.

- 32% ont découvert l’association par notre publicité ou par cooptation, 23% par le bouche-à-oreille.

- Raisons principales pour lesquelles les participants sont devenus membres : la variété des activités proposées et l’ambiance (40% des réponses).

- Satisfaction : forte pour 86% des participants, évoquant la diversité et l’amélioration continue de notre structure, moyenne pour 14%.

- Améliorations proposées : augmenter le nombre de maîtrises de jeux de rôle, ne pas les confiner aux mêmes tranches horaires (en soirée), prendre acte du manque de popularité de certains jeux, rendre les jeux transportables plus accessibles afin d’éviter de réduire les sessions spontanées à de l’occupation passive de salle (signalé par 24% des participants), augmenter les contacts avec d’autres associations, augmenter les sessions d’initiation et valoriser les playtests personnelles.

- Evénements : 60% des participants se disent impliqués, 31% peu impliqués (par manque de temps ou de communication sur l’événement).

- Le Conseil d’Administration : organisation des activités en constante amélioration, propositions d’événements de plus en plus variées, mais membres actuels moins présents et moins visibles, du fait de leurs études ; insister plus sur la présentation de son rôle et celle de ses membres, afin de favoriser une plus grande proximité ; le questionnaire suggère en outre de multiplier les supports de communication de ses informations

NB : Il est rappelé à cet égard que les membres du Conseil d'Administration se tiennent à la disposition de chacun pour tout type d'information, pour peu que l'on prenne soin de les contacter (le forum contient une section "messages privés", ainsi qu'une section "membres" où les adresses mails de chacun sont disponibles).

- Représentation : 56% des participants se disent bien représentés, 12% moyennement, 4% ne se sentent pas représentés.







II- Les perspectives d’avenir de l’Association



1) Perspectives organisationnelles



- Local : en l’absence de réaction de l’université, il sera possible, à partir de la rentrée, d’adresser une demande auprès de la commune pour utiliser un local associatif de quartier le vendredi et le samedi, lequel sera réservé en priorité pour les campagnes suivies.

- Banderole : prévoir sa confection à la rentrée pour accompagner nos événements tout au long de l’année.

- Localisation : prévoir une application sur le forum pour mentionner en temps réel la localisation de la Taverne.





2) Perspectives relationnelles



- Partenariats inter-associatifs : Prolonger et augmenter les expériences inter-associatives, avec notamment nos associations amies (Dés à la carte, Angellier…), retenter l’expérience Mix’Cité, concrétiser un partenariat avec l’association Ulysse

- Wargames : amorcer un partenariat avec la boutique de l’Antre du Phénix, disposant de matériel (peintures et jeux) ainsi que d’un local (également utilisable pour les tables de jeux de rôle habituelles).

- Evénements rétribués : voir pour relancer l’événement Norsys et tenter d’aborder d’autres comités d’entreprises.





3) La COnvention INoubliable



- Groupe de réflexion lancé, date fixée aux 1er, 2 et 3 novembre 2013

- Lieux : université de Lille 3, bâtiments C et G, ainsi que le forum (Kino-Ciné et Florès Café) ; soirée de lancement à la Maison des étudiants de Lille 1 le 31 octobre.

- Subventions obtenues à hauteur de 80% du budget prévisionnel par les universités de Lille 1 et Lille 3, ainsi qu’une participation de la commune de Villeneuve d’Ascq.

- Dès la rentrée : Relancer nos partenaires ayant délivrés des accords de principe et concrétiser notre contrat avec le CROUS pour l’aspect alimentaire ; chercher d’autres partenaires financiers afin de compléter le budget (accord de principe de l’Antre du Phénix).







III- Scrutins de l’Assemblée Générale




1) Vote de reconduction du règlement intérieur de l’Association



Afin de reconduire par référendum à main levée le règlement de l’Association, une modification a été soumise à l’appréciation de l’Assemblée Générale et au scrutin :


- Afin de simplifier la logistique d’inscription des membres, la signature en double exemplaire du règlement intérieur et la fiche de renseignements à remplir sont remplacées par un seul et unique formulaire d’inscription certifiant la lecture et l’approbation du règlement, à signer et transmettre au Bureau.



Le référendum a entériné le règlement ainsi modifié à l’unanimité des 32 participants.



N.B. : Le règlement dans sa nouvelle version est disponible dans la section « textes officiels » du forum.





2) Référendums relatifs à la vie de l’association



* En raison d’une défaillance logistique, les membres du Conseil d’Administration, avec leurs plus plates excuses, n’ont pu régulariser à temps le statut du membre Jean-Baptiste, et lui octroyer ainsi les droits de vote et de débat ; sur proposition du Bureau, l’Assemblée Générale souveraine a donc entériné à l’unanimité, par référendum à main levée, le droit de ce membre à voter et à débattre par dérogation.

* Référendum relatif au groupe facebook de l’association : la proposition du Conseil d’Administration, à savoir remplacer le groupe virtuel par une page officielle, fut scindée en deux votes :

- Proposition 1 : suppression du groupe facebook. Entérinée par 17 voix contre 14 et un vote blanc.

- Proposition 2 : création d’une page officielle. Entérinée à l’unanimité des 32 votants.





3) Election du Conseil d’Administration



Les membres du conseil d’administration, au nombre de neuf et élus pour un an, ont été élus au suffrage plurinominal à la majorité absolue à un tour. Afin de palier certains cas particuliers inhérents au système électoral retenu, il a été proposé aux participants d’affiner le scrutin par la méthode dite « Condorcet », consistant à classer les candidats choisis par le votant par ordre de préférence, afin de retenir le plus populaire en cas d’égalité pour les dernières places au sein du Conseil d’Administration.

Rappel : 32 membres présents dont un était porteur d’une procuration transmise par un membre absent, pour un total de 33 voix au scrutin.



Se sont présentés comme candidats aux postes d’administrateurs de l’association : Julie Bertrand, Quentin Bonin, Camille Bosquelle, Aurélien Caffart, Pierre Debarbieux, Agathe Gireaudot, Roxanne Humbert, Thomas Jonas, Adrien Leblond, Dominique Lestienne, Marc-Antoine Luczak, Galaad Montariol, Chloé Penet, Lucile Ternisien.



Voix obtenues au dépouillement :



- Alicia Bani : 1 voix

- Julie Bertrand : 15 voix

- Quentin Bonin : 8 voix

- Camille Bosquelle : 10 voix

- Aurélien Caffart : 30 voix

- Pierre Debarbieux : 26 voix

- Armand Dequidt : 1 voix

- Agathe Gireaudot : 25 voix

- Roxanne Humbert : 22 voix

- Thomas Jonas : 23 voix

- Adrien Leblond : 20 voix

- Dominique Lestienne : 22 voix

- Marc-Antoine Luczak : 24 voix

- Galaad Montariol : 4 voix

- Chloé Penet : 28 voix

- Lucile Ternisien : 21 voix



- Vote blanc : 1

- Pas d’abstention



Sont donc élus au Conseil d’Administration de l’association La Taverne Oubliée : Aurélien Caffart, Pierre Debarbieux, Agathe Gireaudot, Roxanne Humbert, Thomas Jonas, Dominique Lestienne, Marc-Antoine Luczak, Chloé Penet, Lucile Ternisien.

En vertu du règlement de l’Association, la première mesure du Conseil nouvellement élu sera d’élire par scrutin interne les trois membres du Bureau, aux postes de président, secrétaire et trésorier, lors de leur première réunion solennelle, où seront également présents les membres sortants du Conseil d’Administration afin d’assurer la passation de pouvoir entre les deux Conseils.