Assemblée Générale du 23/05/2016

Bonjour à tous,

Voici le compte-rendu de l'Assemblée Générale du 23 mai 2016

Lieu : aéroport 1
Nombre de personnes présentes : 29
Membres du C.A. : Hartanis, Mello, Kraël, Ridd-Chan, Pencho, Zero & Ambre

1] Bilan financier

Il reste dans la caisse 120€, et il reste sur le compte bancaire 150€. Il y a donc un écart de 1000€ avec l'année dernière. Cela est dû au fait que nous avons changé de traiteur pour le COIN 2015. Concernant les remboursements du COIN, une nouvelle procédure va être mise en place pour l'année à venir. C'est-à-dire que l'on pourra être remboursé jusqu'au 1er janvier 2017, date limite. Pour finir sur le bilan financier, nous avons collecté 650€ de cotisation cette année.

2] Bilan moral

Nous avons eu cette année 91 membres inscrits officiellement (caution payée, inscription sur le forum, fiche-membre remplie). 195 membres se sont inscrits sur le forum. Nous avons pu noter qu'environ 7500 messages y ont été postés. Concernant la partie J.D.R., 64 parties ont référencés dans l'agenda (ce qui est peu), et 24 parties ont été postées par Pencho.

Cette année, nous avons organisé et participé à beaucoup d'événements, à l'intérieur et à l'extérieur de la fac (vous les retrouverez dans les comptes-rendus des précédents C.A.). Et nous avons eu également le COIN, qui eut pour thème les pirates.

Nous avons obtenu cette année le local des associations. Nous l'avons plus utilisé en début d'année, mais toutes les activités n'ont pas toujours été programmées sur le forum.

Nous avons eu plusieurs projets annuels. Le premier a été le journal « Le Cancaneur », dont un numéro a vu le jour en début d'année 2016. Puis, nous avons eu les sessions de jeu au Dernier Bar Avant La Fin Du Monde (d'abord le dimanche après-midi de 15:00 à 19:00, et ensuite le mardi soir de 19:00 à 23:00). Enfin, nous avons eu l'activité GN, qui se déroulait le mardi et jeudi après-midi.

L'année 2015/2016 a donc été chargée, mais nous avons pu réaliser toutes ces supers activités, grâce aux membres disponibles et motivés. Cependant, ce fut une année de « passation ». En effet, beaucoup d'anciens ont quitté l'association, où étaient moins présents. Mais nous avons accueilli beaucoup de nouveaux membres, qui prennent le relais avec enthousiasme.

L'emprunt des jeux proposés en début d'année, s'est révélé être timide : 18 emprunts. C'est toujours possible d'emprunter, les jeux sont à disposition.

3] Questions / Suggestions / Remarques

- La Taverne Oubliée permet de rencontrer de nouvelles personnes.

- Concernant les JDR, les informations sont beaucoup passées par Facebook, ce qui implique de redynamiser le forum pour avertir des éventuelles parties à venir.

- Pour les JDP, il n'y avait pas de sessions le vendredi après-midi (comme l'année passée). L'aéroport n'était malheureusement pas toujours disponible cette année pendant ce créneau horaire. De plus, peut-être que les sessions qui ont été organisées n'ont pas été signalé via les réseaux sociaux et le forum.

- Il ne faut pas hésiter, et lancer des activités, même si le C.A. avait moins de membres cette année, et qu'ils n'étaient pas toujours disponibles pour organiser quelque chose.

- L'idée d'un parrainage pour apprendre à organiser une session de jeux (ou autre activité Taverne), peut être mise en place à la rentrée pendant les deux premiers mois d'intégration. De plus, les membres du C.A. doivent répondre aux présentations des nouveaux, afin de mieux les accueillir au sein de l'association.

- Pour la rentrée prochaine, il faut faire attention à l'accroche pour accueillir les nouveaux membres. C'est-à-dire primer nos activités, comme les jeux de plateau et de rôles, et faire passer l'administration en secondaire. Et pourquoi pas proposer une semaine d'essai pour connaître les jeux et nos activités, et donc d'attendre avant de payer. Cependant, cette idée peut entraîner un abus, mais rappelons tout de même que nous sommes une association à but non lucratif. Ce qui veut dire que ce n'est pas obligatoire de s'inscrire. Ainsi donc, il nous faut trouver un entre-deux pour présenter l'association de telle manière à accueillir au mieux les nouveaux arrivants. De plus, les anciens membres ont formé des groupes d'amis plus ou moins rapprochés, ce qui ne facilite pas l'intégration pour les nouveaux, car certains sont plus timide que d'autres.

- Pour poursuivre sur l'idée de l'intégration, il faudra au minimum une personne pour accueillir dans la salle dans laquelle nous nous trouverons. Et pourquoi pas faire des posts pour expliquer nos activités (fonctionnement,…).

- Pour les problèmes de harcèlements ou l'homophobie seront pris en compte par le C.A., et sanctionnés s'il le faut. Cependant, il faudra faire attention à faire la différence entre humour et sérieux.

4] L'activité GN

Cette activité a été proposée par Luniak, qui a été accompagné par Memar et Kraël. Les entraînements se sont déroulés dans le parc (quand la météo le permettait). Cependant, pour ce nouveau pôle, on a visé trop haut, et vu trop grand pour sa mise en place. Cette activité doit donc rester simple pour pouvoir continuer à s'amuser. Car en effet, il y a eu des tensions entre les membres (plus ou moins violentes). Donc est-ce trop strict ? Trop sérieux ?

5] Le président d'honneur

Aurélien Cafard, dit Hartanis, fondateur de notre association la Taverne Oubliée, ne se représente pas pour rester au C.A. pour l'année 2016/2017. Néanmoins, les membres du C.A. actuel ont décidé de lui accorder le statut de président d'honneur. Cela lui permettra de siéger aux futurs conseils d'administration, de participer, donner son avis… Mais il n'aura pas de pouvoir de décisionnel.

Nous avons donc soumis cette idée durant l'A.G., et voici les résultats des votes à main levée :

Vote blanc : 3
Pour : 25
Contre : 1

Cette décision ayant été approuvée, cela implique un changement du règlement intérieur, qui a également été soumis et voté à main levée durant l'assemblée générale. Voici les résultats :

Vote blanc : 1
Pour : 27
Contre : 2

Le règlement d'origine a également été revoté afin d'être reconduit pour l'année prochaine. Voici les résultats :

Vote blanc : 6
Pour : 16
Contre : 7

6] L'élection du nouveau C.A. pour l'année 2016/2017

12 personnes ont été candidates pour devenir membre du prochain C.A. pour l'année 2016/2017, et 20 noms sont ressortis lors de la dépouille des votes. Voici les résultats des votes des personnes présentes, et des absents ayant donné leurs choix par procuration :

- Vincent Brocheton (Keishin) : 26
- Roxanne Humbert (Ridd-Chan) : 30
- Jules Dusol (Alcarin) : 27
- Victor Mini (Cinnamon) : 13
- Vanessa Mézières (Mello) : 29
- Kévin Christiaen (Pock) : 25
- François Dzuidzia (Tatayoyo) : 13
- Marion Ferreri (Schookii) : 21
- Geoffrey Legrand (Morthi) : 19
- Benjamin Vanrenterghem (Crowa) : 1
- Laura Aouadi (Duchesse) : 3
- Thomas Jonas (Baron Noir) : 1
- Olivia Couvreur (Leeloo) : 20
- Adrien Leblond (Captain' Ook) : 1
- Pierre Debardieux (Kraël) : 23
- Blandine Hayart (Tama) : 2
- Quentin Bonin (Luniak) : 1
- Raphaël Bourez (Goultare) : 1
- Loïc Breton (Kuro) : 1
- Valentin Bonnel (Zéro) : 3

Ainsi, ont été élu : Vanessa Mézières (Mello), Jules Dusol (Alcarin), Roxanne Humbert (Ridd-Chan), Vincent Brocheton (Keishin), Kévin (Pock), Marion Ferreri (Schookii), Olivia Couvreur (Leeloo), Pierre Debardieux (Kraël) et Geoffrey Legrand (Morthi). Félicitations à tous !

Voilà ! Ce compte-rendu est terminé. Si vous avez des remarques ou à faire, n'hésitez pas à venir commenter.

Mardi 14 prochain, se déroulera le C.A. de passation, où un nouveau bureau sera élu.

Ambre