Compte-rendu du CA du jeudi 19/11/2015

Salut à tous !

Le CA s'est réuni jeudi soir dernier, avec Schoukii qui a été tirée au sort pour venir assister à cette nouvelle réunion.

Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes de la réunion détaillées :

L'élection du nouveau secrétaire :

Suite au départ de Schaun, le CA a élu un nouveau secrétaire et un nouveau suppléant, pour le bureau. Les résultats sont les suivants :
- Ambre (secrétaire)
- Zero (vice-secrétaire)

Les événements passés :

- Nous avons eu les résultats pour le choix des prochains événements pour le reste de l'année : (au total, nous avons eu 21 participants pour le questionnaire)

Décembre : Noël (21 votes)
Janvier : Nouvel An Chinois (17 votes) + faire une Galette des Rois entre nous (et non pendant un événement officiel)
Février : Carnaval (17 votes)
Mars : Saint Patrick (9 votes) + Lovecraft (8 votes) à faire pendant la semaine sur plusieurs jours
Avril : Supers Héros (12 votes) + idée d'un shooting photo
Mai : Geek Pride Day (19 votes)

- Le pot d'amitié des associations, qui s'est déroulé dans le local des associations dans le bâtiment B (niveau 1, en face de l'amphi B4) : plusieurs rencontres intéressantes ont permis de nouveaux contacts, notamment avec une association de Tourcoing.

- L'événement Halloween 2015 s'était déroulé le jeudi 22/10. Il y a eu un petit soucis avec les horaires concernant le début des animations, et l'événement en lui-même, dont nous reparlerons à la réunion du jeudi 26/11. Néanmoins, nous avons réussi à distribuer tous les flyers pour la Convention Inoubliable, afin de préparer au mieux l'événement, qui s'est déroulé dans la semaine suivante.

- L'événement « Pecha Kucha » a été annulé.

- Après-midi jeux au Dernier Bar : nous avons eu d'excellents retours. Certains sont venus exprès pour rencontrer la Taverne Oubliée.

- Lill'Otaku : les portes se sont ouvertes à 10:15. Nous avons eu beaucoup de monde. Suite au manque de place, il faudra prévoir pour la fois prochaine des petits jeux, ainsi que minimum 2 personnes le matin, et 2 personnes l'après-midi pour faire l'animation.

- International Student Week : suite aux événements de Paris, la moitié du programme a été annulée, et certaines activités ont été reportées. Concernant le jeu de piste, nous n'avons malheureusement pas eu d'étudiants intéressés, et nous avons dû l'annuler à la dernière minute. Néanmoins, nous avons pu faire une animation JDP à la BU le jeudi 19/11 l'après-midi.

- L'Atelier de Parole du 19/11/15 : « Qu'est-ce qu'ouvrir une Taverne ? »
Au total, une quinzaine de personnes (environ) étaient présentes. Vous trouverez rapidement sur le forum le compte-rendu détaillé de cet atelier, mais pour résumer ce qui a été dit, voici l'idée proposée pour permettre d'avoir des jeux à disposition toute la semaine : utiliser le placard qui nous a été attribué dans la local des associations dans le bâtiment B, afin de pouvoir y ranger quelques jeux, et de les avoir à disposition. Voici comment procéder :

Pour ouvrir la salle, il faut aller chercher la clé au bureau de Julia Cunin, qui se situe dans le couloir du premier étage de la maison de l'étudiant (au-dessus du SUAO, du service handicap, et de l'infirmerie), en face du service des inscriptions administratives. La porte se trouve juste derrière un petit accueil. Après avoir pris les jeux, il faut aller lui rendre la clé, et en fin de journée aller la rechercher avant 16:30 (heure de son départ de la fac). Nous pouvons ensuite garder la clé jusqu'en fin journée, et après aller lui glisser sous la porte de son bureau, une fois les jeux remis en place dans l'armoire.

De plus, nous avons mis en place des premiers créneaux d'activités pour les prochains mercredis de décembre avant les vacances de Noël :

- Mercredi 25/11 : Zero (initiation jeux de rôles)
- Mercredi 02/12 : Hartanis (initiation jeux de rôles)
- Mercredi 09/12 : Ambre (jeux de plateau)
- Mercredi 16/12 : Pencho (initiation jeux de rôles)

- Le GN : l'activité se déroule donc sur le parc de Lille 3 (quand le temps le permet). Elle est dirigée par Luniak (le mardi après-midi) et par Krael (le jeudi après-midi).

Suite aux événements du vendredi 13 dernier, il y a eu un état d'urgence qui interdit tous rassemblements (sinon besoin d'une autorisation), ou bien possibilité de demander une salle ou une salle du gymnase derrière les bâtiments C et G (sur autorisation de la fac).

Concernant la réunion qui s'est déroulée jeudi 19/11 dernier, voici ce qui a été discuté et/ou suggéré :

- Avoir une initiation au GN pendant les entraînements (rappel des règles,...)
- Avoir une trousse de soin en cas de besoin
- Avoir un budget d'entretien des armes (ouverture possible d'un compte Taverne chez MONGN)
- L'activité programmée pour animer le forum des associations l'année prochaine
- Achat d'armes spéciales (à 2 mains,…) pour ceux qui ont un peu plus d'expérience

Les événements futurs :

- Réunion de rentrée 26/11/15 prévue à 17:00 dans la salle A1.305 : présentation de l'association, rappel des règles et des valeurs, présentation des membres du CA, les activités/événements,…

- On nous a demandé de faire un photo-reportage pendant une partie de JDR, afin de découvrir en quoi consistait une partie.

- Le mercredi 25/11, nous avons été contactés par l'AFEV pour animer de 12:30 à 14:00 des petits jeux de plateau pour 15 étudiants comme le Time's Up et/ou le Loup-Garou sur le campus de Lille 3.

- En décembre, nous avons également été sollicités pour aller animer (environ 30 personnes) dans un institut pour des personnes handicapées (moteur & psychologique) - (12-20 ans), pendant une après-midi avec des jeux de plateau. Le déguisement peut être présent pour accompagner les jeux. Voici l'adresse :

IEM Christian Dabadi
Avenue du Bois

La date est la suivante : mercredi 9 décembre de 14:00 à 17:00.

- Le Secours Populaire : faire une petite animation avec environ 10 personnes (après les vacances de Noël mais nous n'avons pas encore de date exacte).

- L'événement Noël 2015 arrive en décembre prochain. Un doodle a été mis en place, afin de connaître vos disponibilités pour une date, ainsi qu'un article descriptif sur l'événement et les activités qui s'y dérouleront. Les deux sont déjà disponible sur le forum.

- Les animations au Dernier Bar continuent le dimanche. N'hésitez pas à vous inscrire si vous êtes intéressé(e) pour y participer.

- Club des Nerviens est une association de JDR de Seclin, qui nous ont contacté pour venir faire des animations pendant tout un week-end. Le 16 et 17 janvier. Si vous êtes tenté(e), n'hésitez pas à vous manifester. Un post descriptif des activités sera mis en ligne prochainement (courant décembre).

COIN :

Un point important a été soulevé, et sera rappelé lors de la réunion de la semaine prochaine (jeudi 26/11), concernant le rôle et l'image des bénévoles pendant la Convention Inoubliable.

C'est la fin de ce compte-rendu. Si vous avez des choses à rajouter, à commenter ou autre, n'hésitez pas si je peux améliorer les prochains comptes-rendus.

Ambre