[COIN2015]Réunion du 05.10.15

A cette réunion, il y avait : Baron Noir, Gaezee, Kraël, Pock, Camille, Morthi, Ciloë, Ambre, Hartanis, Rémi, Mello, Lucien, Konwhald et Alcarin.

Nous avons organisé la réunion par pôle, traités un par un. De plus, nous allons d'ici deux semaines refaire une réunion entre organisateurs principaux (Baron, Hartanis, Mello, et DalC) afin de mettre au point les derniers détails.

Un retour sur l'application de la convention. Konwhald nous a codé une appli android, disponible sur Google Play ainsi que sur le site du COIN. Elle est facile d'accès et d'utilisation, n'hésitez pas à la télécharger. Elle sera mise à jour prochainement afin d'ajouter tous les éléments nécessaires de cette réunion.

Cette application présente le planning des activités à venir lors de la convention, ainsi que les plans d'accès aux universités de Lille 1 et Lille 3. Elle permet le partage sur les réseaux sociaux, et un lien direct vers le Twitter et le Facebook de la convention, où nous pourrons actualiser en direct nos actions. Elle contient également la liste des bénévoles, mais se complètera pas une liste des personnes contactables en cas de souci.

Les visuels des derniers goodies sont en cours. Les badges, les écocups et les bracelets devront trouver un visuel avant LUNDI 12, puisqu'il faudra ainsi passer la commande. Roxanne se charge de la création et la commande, après consultation des avis de tous.

Les t-shirts quant à eux sont sous la responsabilité de Ciloë. Il vous sera possible, SI VOUS ETES BENEVOLE, d'avoir un t-shirt à votre nom (à voir sur le formulaire des inscriptions des bénévoles). Cependant, si vous avez déjà un t-shirt de l'année passée, vous n'êtes pas obligé d'en reprendre un. Attention cependant, l'année prochaine, il se peut que les t-shirt ne soient réservés qu'aux nouveaux bénévoles : prenez donc soin de votre t-shirt durant l'année !

Le plus gros point réside en l'absence de traiteur. Non, pas tout à fait. En fait, Lino&Lino doivent nous fournir la nourriture, comme les années passées. Cependant, suite à un contretemps de leur part, ils ne peuvent nous fournir les barquettes que le 12 octobre, et nous devrions les stocker dans trois gros congélateurs que nous n'avons pas. Nous devons donc trouver une solution de repli. Certaines personnes, notamment Mello, s'intéresse à la recherche d'un nouveau traiteur. Si nous ne trouvons pas, Flunch traiteur sera sûrement notre allié. Si nous ne trouvons pas de traiteur, nous pouvons également nous tourner vers le Bubble Bar, qui propose certaines prestations lors des conventions. Mais il s'agira de sandwich, adieu notre cachet de plats cuisinés !

Il va bientôt y avoir des appels à la contribution en cuisine ! C'est-à-dire que les gens qui souhaitent préparer quelque chose pour le COIN (biscuits, cakes, sablés, croque-monsieur, etc.) devront se manifester auprès de Konwhald. Il veillera à ce que chacun ait ce dont il a besoin, que chacun ait une cuisine pour faire sa nourriture. De plus, il faudra lui donner vos tickets de caisse de l'achat de vos ingrédients, si vous voulez être remboursés de vos achats. Sans ce justificatif, nous ne pourrons pas vous rembourser.

Il va également être important de savoir qui dispose de fours, ou fours micro-ondes afin de pouvoir réchauffer les plats lors de la convention. Un appareil à croque-monsieur serait également un plus (non?).

Il faudrait également prévoir un plateau et un cahier pour la restauration le Jour-J.

Vous trouverez à la suite la liste de tous les invités et les personnes qui fournissent des lots.

Peut-être Marc Falvo, auteur de romans fantastiques se joindra à nous (info donnée sur le mail).

So Pixel nous a contacté pour revenir. Nous n'avons pas donné suite. Salty Arena et Akedo se chargeront de l'animation de la salle jeux vidéo.

Radio Geek propose énormément d'activité. Il faut penser à voir pour leur défraiement. Les auteurs de séries audio se retrouveront groupés dans le bâtiment D.

Opal'Roliste souhaite une salle afin de faire une table ouverte de JdR de façon sauvage. Sans souci.

François Davou nous a contacté pour organiser un JdR Marvel pour enfants le samedi après-midi. Très bonne idée !

Nous accueillerons également Zellion pour une exposition de ses créations artistiques, que vous pourrez acheter à l'accueil.

Cette année, le jeu de piste se change en jeu de mots ! En effet, une nouvelle version sera pensée cette année, pour plaire à tous, et éviter les désagréaments de l'année passée. Surprise !

Il y aura également des animations mouvantes, des personnes costumées, des chants de pirates, qui se promèneront au travers des salles. L'ambiance pirate se perpétuera jusqu'à la fin de la convention, puisqu'il s'agira de piller les salles avant de les ranger.

Paraît-il qu'il y aurait une murder… Luniak est sur le coup, Baron le suit de près. Il faudrait songer à ouvrir les inscriptions.

Le Kino proposera la projection des Goonies, gratuite pour tous les détenteurs du bracelet de la convention. Elle aura lieu le vendredi, de 17h30 à 19h30.

Beaucoup de tournois sont organisés, un de Carcassonne, un de Race for the Galaxy, ainsi que beaucoup de jeux vidéo. Le planning définitif sera affiché en fin de semaine, après derniers contacts des personnes concernées.

//PLANNING//

Un événement facebook a été crée pour le concours de cosplay. Cependant, peu de gens ont répondu à l'inscription. N'oubliez pas que si vous voulez PRESENTER VOS COSTUME, il faut IMPERATIVEMENT vous inscrire ! Des inscriptions seront peut-être ouvertes sur place, mais cela dépendra du nombre de participants préalable. L'événement commencera à 14h30.

Il y aura trois juges lors de cet événement : Roxanne de la Taverne Oubliée, un membre de Dés à la Carte encore pas défini, ainsi qu'une cosplayeuse de renom, Luna Cosplay.

Les résultats seront annoncés lors de la tombola de 18h.

Il serait sympa aussi si quelqu'un pouvait prêter un paravent, pour sacher les cosplayeurs. Il est également nécessaire de trouver un jack pour brancher les enceintes.

Les inscriptions seront bientôt ouvertes aux MJ pour s'inscrire !

Nous avons 19 salles disponibles (peut-être 20, suivant le salle figurine), et 6 auteurs à placer sur ces salles. Cela nous laisse donc 13 salles de libre pour les maîtres du jeu désireux de tenter l'aventure ! Premier arrivé, premier servi !

Nous aurons beaucoup de tables de jeux à disposition. De plus, l'investissement annuel de la Taverne nous fournit de nombreux décors qui donneront vie aux batailles les plus sanglantes. L'initiation sera au rendez-vous !

A voir avec les Haflings.

A l'heure de la réunion, nous étions à 15 bénévoles. Mais il nous en faut entre 46 et 56. Donc manifestez-vous, et aidez-nous ! L'idéal serait d'avoir 4 tranches horaires par personne, que l'on puisse tous profiter au maximum de la convention ! N'hésitez pas à lire la charte, remplir le formulaire, , et compléter le doodle.

Il faut cependant faire une distinction entre les bénévoles et les intervenants. Les intervenants sont toutes les personnes qui aident mais n'ont pas de créneau pour tenir un stand : les MJ, les invités, les Gnistes, les responsables de pôles. Les bénévoles sont les personnes qui s'inscrivent, et qui participent à la vie de la convention, sur place, qui sont là aux heures indiquées sur leur planning.

Tout d'abord, si vous souhaitez apprendre les règles des jeux pour être au point pour la convention, n'hésitez pas à passer à Dés à la Carte les mardis soirs.

Il risque d'y avoir un manque de PC pour le lancement de certains jeux, notamment Artémys. Si vous avez des solutions pour se procurer quelques ordinateurs, contactez-nous !!

Nous aurons 4 jeux géants conçus par DalC, l'intervention d'Akedo, et de Salty Arena.

Il serait bien de lancer un appel au prêt, savoir si les gens peuvent nous prêter des éléments. Un paravent, des fours, des cartons (pour la signalisation), des balais, des couteaux.

Nous avons quelques balais et la possibilité d'avoir des sacs poubelles très grands.

Un inventaire de ce qu'il reste du matos de l'année passée serait à prévoir.

Penser à : cisceaux, colle, crayons, feuilles, marqueurs, etc.

Nous avons acheté du matériel pour réaliser une proue de bateau, à placer à l'accueil. Les salles de la convention seront décorées suivant un thème précis.

Des idées ont été apportées : il est facile de faire un bateau avec un caddie et du carton, ça rend pas mal du tout. Pourquoi ne pas mettre des frises sur les murs des couloirs pour donner l'impression que l'on est dans un bateau ?

Attention, il faut laisser les panneaux en liège disponibles pour Zellion.

Et il faudrait que le nom des salles apparaisse en grand sur celles-ci. Pourquoi ne pas donner un nom un peu pirate ? L'île aux jeux vidéos, par exemple ?

Au niveau de la presse, le communiqué est prêt. Il ne reste qu'à le diffuser. Baron s'en charge, avec Goultare également. Pour la communication web, Hartanis et des acolytes publieront notre événement sur les forums et facebook de nos amis.

Un interview a été fait à Radio+, ils devraient également faire de la pub pour le COIN trois fois par jour, et ce jusqu'à la date précise ! Chouette !

Lundi, nous devrions avoir les affiches pour la deuxième vague de diffusion. Il faut penser à changer les logos (Mello doit les envoyer à Camille : fait), et mettre le planning sur les flyers (Mello envoie ça sous peu, quand le planning est rectifié et sûr).

Nous avons ensuite parlé de tout le courant nécessaire, et du matériel éléctrique dont nous aurons besoin. Un schéma avec l'ensemble arrive par la suite (Mello). (Oui, j'me cite, mais comme ça je retrouve facilement ce que j'ai à faire ! ^^ )

Il y aurait un pôle accueil à la soirée à la MDE de Lille 1 sui commencerait déjà à distribuer les bracelets pour la convention.

Il y a un vrai besoin de figurants, de PNJ et de testeurs pour ce L4D ! Si vous êtes intéressés, contactez Rémi et remplissez le formulaire !!

Il manque du budget pour cet événement, à voir prochainement quels fonds on peut lui allouer.