Compte-rendu de l'Assemblée Générale du 16 mai 2014

Compte-rendu de l’Assemblée Générale du 16 mai 2014

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Assemblée Générale tenue le 16 mai 2014 à l’université Charles-de-Gaulle Lille 3, pilotée par le président Aurélien, le secrétaire Thomas et le trésorier Marc-Antoine, et encadrée par les membres du conseil d’administration Agathe, Chloé, Dominique, Lucile, Pierre et Roxanne.

38 membres présents, auxquels s’ajoutent 15 procurations transmises au secrétaire, pour un total de 53 voix au scrutin.





Ordre du jour, approuvé à l’unanimité par l’Assemblée :

- Bilan de l’année écoulée

- Perspectives d’avenir

- SURPRISE DU CHEF

- Scrutins : reconduction du règlement intérieur et élection du Conseil d’Administration







I- Bilan de l’association sur l’année écoulée





1) Retour sur les événements du planning annuel



- Pré-rentrée 2013 : Très bonne visibilité de l’association et interaction dynamique et fructueuse avec les étudiants du campus.

- Halloween : Peu de visibilité du concours d’histoires, à améliorer lors des sessions à venir ; prévoir également une réunion pré-évent par les organisateurs afin de prévoir des animations plus complexes (chasse aux zombies, épreuves Fort Boyard, coins ambiances, décorations…), ainsi qu’une meilleure opération de communication.

- Forum des associations : l’association déplore le manque de participation et d’activités de la part des autres associations étudiantes, qui dénote une véritable aporie en terme de dynamique de campus.

- Le COIN première édition : Avec l’aide de nos nombreux partenaires, la Convention Inoubliable a pu réunir pour sa première édition près de 450 visiteurs sur les quatre jours d’événements, dépassant ainsi largement ses prévisions. Après dépenses et recettes, notre budget est positif de 1300 € de fond de roulement qui seront réinvestis dans le budget du COIN². Il a été suggéré d’améliorer le pôle restauration en variant la carte (vendre des fournitures salées, des viennoiseries…) ainsi que de filmer une partie de Jeu de Rôle pour de vidéo de démonstration. Voir le compte-rendu de la réunion d’ouverture du 12 novembre 2013 pour plus de détail.

- Noël à la fac : Très bonne ambiance et gros succès des trocs-cadeaux (augmenter la collecte pré-évent pour les sessions à venir), beaucoup de participation et décoration appréciée.

- Carnaval : Aide et participation des membres très appréciées, gros succès de la buvette et très grande visibilité pour cet événement. Améliorer la communication des différentes activités pour les sessions à venir (chasse aux canards dans la fac, demander aux étudiants de venir déguisés…).

- Saint-Valentin : Peu de participation des étudiants mais bon succès du shooting-photo qui a suscité l’intérêt, meilleure date que la session 2013. Pour les sessions à venir, prévoir à l’avance les questions des participants et l’affichage des règles du « Tournez manèges ».

- Saint-Patrick : Public réceptif, notamment pour les danses (mais peu présent pour la chasse au trésor) et participation des membres fort appréciée par les organisateurs. Organisation un peu confuse, voir pour augmenter le nombre d’organisateurs lors des futures sessions.

- Les cinq ans de la Taverne : un seul mot : parfait !! Et longue vie à la Taverne !





2) Retour sur les événements externes et inter-associatifs



- Foire aux associations de Villeneuve d’Ascq : Bons contacts avec la municipalité et les autres associations rencontrées, à noter une interview radiophonique donnée par le président.

- Soirée DA2I : très bons retours de la part des membres du comité d’entreprise, opération à renouveler.

- Soirées hebdomadaires au café Ulysse : ambiance conviviale, grande réussite et bonne prise en main des membres, partenariat à renouveler dès la rentrée.

- SOS homophobie : partenariat désormais régulier pour l’événement Saint-Valentin.

- Journée Handicap à l’UAH : grande amitié entre nos deux associations qui ne s’est pas démentie, avec une participation très dynamique de nos membres pour cet événement.

- Mix’Cité 2014 : La Taverne retourne à Mix’Cité après plusieurs années d’absence, et salue ici la profonde amitié qui la lie à ses homologues de Dés à la Carte avec qui nous tiendrons un stand d’animation.

- Kino-Ciné : relation appréciable autour de la Convention Inoubliable, à approfondir pour de nouveaux projets (sorties de groupe, etc.)





3) Gestion interne de l’association



- Sessions JdP : Les sessions Jeux de Plateaux se sont maintenues en continu tout au long de l’année, et ce sans temps mort ; le Conseil d’Administration félicite tous les membres de l’association pour cette réelle amélioration de notre activité quotidienne !

- Sessions JdR : Une notable augmentation de l’activité Jeux de Rôle est également à apprécier, notamment par l’augmentation du nombre de Maîtres de Jeu actifs ; toutefois, beaucoup de ces activités ne sont pas référencées sur le forum et ne peuvent être comptabilisées comme activités de l’association : n’oubliez pas de créer vos campagnes et parties via le forum, afin de nous aider à présenter les meilleures statistiques possibles à nos partenaires !

- Utilisation du forum : A la date de l’Assemblée Générale, 140 membres sont inscrits et présentés sur le forum, dont 81 sont membres de plein droit ; 4895 posts ont été rédigés durant l’année. L’activité de l’association totalise sur l’agenda plus de 466h de jeux, et 316h d’événementiels (pour 29 événements en tout). La fonction « où sommes-nous » a été mise à jour plus de 455 fois, et a dès sa mise en ligne bénéficié d’une véritable prise en main, dynamique et responsable, pour laquelle le Conseil d’Administration félicite l’ensemble de nos membres.

- Local : Bien que l’université ne soit pas en mesure de nous fournir un local de type salle de classe pour accueillir nos activités, un local de rangement est actuellement en cours de recherche, pour accueillir nos jeux et accessoires. Affaire à suivre à la rentrée.

- Bilan financier : Les frais de dépenses annuels concernant surtout l’assurance et l’anniversaire des cinq ans, l’association bénéficie cette année d’un solde positif sur son compte de 773,16 €. Le budget prévisionnel du COIN² possède également un fond de roulement de 1300 € issu du COIN première édition. Si les subventions du COIN² devaient se révéler insuffisantes, un financement participatif de type crownfinding pourrait être envisagé.







II- Les perspectives d’avenir de l’Association





1) Perspectives organisationnelles



- Pré-rentrée 2014 : Cette année, la pré-rentrée sera organisée par les services de l’université et réunira toutes les sections de licence sur une période de 10 jours ; notre association et d’autres seront ainsi directement impliquées dans le planning d’animation, notamment en ouverture et en clôture de l’événement.

- Planning annuel : Sur proposition des membres, deux événements seront ajoutés au planning de l’année 2014-2015 : une fête de Pâques et un événement d’animation du 1er avril.

- Les quarante ans de la fac : le Conseil réfléchira à une animation continue du campus durant l’année 2014-2015 en lien avec l’anniversaire des 40 ans de l’université (dont un très attendu flash-mob canard de l’espace).

- COIN² : Afin de prendre en compte les retours de la première édition, le COIN² verra se développer les Jeux de Rôle d’initiation en après-midi, ainsi que les animations du site liées au thème de l’édition. A réfléchir pour un éventuel investissement dans des costumes de mascotte ainsi que divers goodies à vendre sur place.





2) Perspectives relationnelles



- Projet Maison des étudiants : Désormais officiellement lancé par la présidence de l’université, ce projet sera l’objet d’une première réunion à la rentrée, à laquelle nous participerons aux côtés d’autres associations étudiantes et acteurs institutionnels.

- Animation hors Lille 3 : Prendre contact avec les résidences étudiantes, notamment via leurs bureaux étudiants, afin d’organiser sur place diverses animations, qui pourraient revêtir un caractère régulier si le succès est au rendez-vous.

- Evénements rétribués : voir pour relancer l’événement DA2I et tenter d’aborder d’autres comités d’entreprises, notamment via la structure Hubhouse.







III- SURPRISE DU CHEF :



Afin de le remercier pour cinq années de bons et loyaux services auprès de chacun des membres de l’association, mais aussi de l’université et dans un idéal visant à favoriser une véritable vie de campus, le Président-fondateur de l’Association s’est vu remettre un magnifique Space Duck, qui doit désormais couler des jours paisibles dans sa baignoire !





Photo d’archive







IV- Scrutins de l’Assemblée Générale





1) Vote de reconduction du règlement intérieur de l’Association



Afin de reconduire par référendum à main levée le règlement de l’Association, le Secrétaire en a résumé l’essentiel du contenu de façon synthétique, article par article. Suite à quoi, l’Assemblée Générale a entériné le règlement sans suggestion de modification à l’unanimité des 38 participants.



N.B. : Le règlement intérieur de l’association est disponible dans la section « textes officiels » du forum.





2) Election du Conseil d’Administration



Les membres du conseil d’administration, au nombre de neuf et élus pour un an, ont été élus au suffrage plurinominal à la majorité absolue à un tour. Afin de palier certains cas particuliers inhérents au système électoral retenu, il a été proposé aux participants d’affiner le scrutin par la méthode dite « Condorcet », consistant à classer les candidats choisis par le votant par ordre de préférence, afin de retenir le plus populaire en cas d’égalité pour les dernières places au sein du Conseil d’Administration.

Rappel : 38 membres présents et 15 procurations transmises au Secrétaire, pour un total de 53 voix au scrutin.



Se sont présentés comme candidats aux postes d’administrateurs de l’association : Julie Bertrand, Quentin Bonin, Valentin Bonnel, Aurélien Caffart, Pierre Debarbieux, Roxanne Humbert, Thomas Jonas, Adrien Leblond, Marc-Antoine Luczak, Vanessa Mézières, Chloé Penet, Laurent Révéré, Méryle Salingue.



Voix obtenues au dépouillement :



- Julie Bertrand : 15 voix

- Quentin Bonin : 10 voix

- Valentin Bonnel : 26 voix

- Aurélien Caffart : 52 voix

- Pierre Debarbieux : 45 voix

- Marie Hagard : 1 voix

- Roxanne Humbert : 44 voix

- Thomas Jonas : 43 voix

- Adrien Leblond : 41 voix

- Marc-Antoine Luczak : 42 voix

- Vanessa Mézières : 47 voix

- Chloé Penet : 45 voix

- Laurent Révéré : 22 voix

- Dominique Lestienne : 5 voix

- Méryle Salingue : 10 voix



- Pas de vote blanc

- Pas d’abstention





Les résultats permettant de pourvoir 8 des 9 places prévues au sein du Conseil d’Administration selon les modalités électorales retenues, l’Assemblée a décidé de voter une motion permettant au candidat Valentin Bonnel d’intégrer le Conseil au titre de sa majorité relative, et ce au motif que, euh… que l’Assemblée est souveraine, and deal with it.

Ladite motion a été approuvée par l’Assemblée Générale par référendum à main levée, à une large majorité non comptabilisée pour cause de « Oh,-c’est-l’heure-d’aller-bouffer,-en-plus-on-a-réservé ».

Les témoins ont décrit ainsi la réaction du Secrétaire lors de cette motion :











Sont donc élus au Conseil d’Administration de l’association La Taverne Oubliée : Valentin Bonnel, Aurélien Caffart, Pierre Debarbieux, Roxanne Humbert, Thomas Jonas, Adrien Leblond, Marc-Antoine Luczak, Vanessa Mézières, Chloé Penet.

En vertu du règlement de l’Association, la première mesure du Conseil nouvellement élu sera d’élire par scrutin interne les trois membres du Bureau, aux postes de président, secrétaire et trésorier, lors de leur première réunion solennelle, où seront également présents les membres sortants du Conseil d’Administration afin d’assurer la passation de pouvoir entre les deux Conseils.